مساعد موارد بشرية

نظرة عامة عن المنصب :
مساعدة منسق/مسؤول الموارد البشرية في تنسيق خدمات الإدارة والوظائف المتعلقة بإدارة بيانات الموظفين، بما في ذلك تدفق المعلومات والوثائق لموظفي المكاتب القطرية المحلية، والمساعدة في التوظيف والتوجيه والتدريب.

المسؤوليات الرئيسة:
•    الحفاظ على ملفات الموظفين دقيقة ومحدثة وسرية دائمًا. بالتعاون مع منسق/مسؤول الموارد البشرية.
•    الاحتفاظ بقوائم التوظيف لجميع الفئات (الموظفين، الخدمة، المتطوعين، المتدربين، إلخ) وأي معلومات ضرورية متعلقة بالموظفين للوصول السريع إليها واستخدامها.
•    الحفاظ على تحديث النماذج المتعلقة بالموارد البشرية وإتاحتها للموظفين.
•    تقديم المشورة والدعم اللازمين للموظفين بشأن استخدام الإجازات والجداول الزمنية.
•    الرد على استفسارات الموظفين الروتينية، سواء الشفهية أو المكتوبة، لضمان تقديم المعلومات بدقة وفي الوقت المناسب.
•    دعم المدير المباشر في توفير بيانات الموارد البشرية لإعداد تقارير الموارد البشرية اللازمة عند الطلب وحسب الحاجة.
•    المساعدة في إعداد كشوف المرتبات الشهرية.
•    مسؤول عن متابعة جداول الحضور والانصراف والغياب.
•    المساعدة والمشاركة في تجميع تقارير تقييم الأداء من رؤساء الإدارات والمديرين بشكل شهري ومساعدتهم في صياغة وتحليل وإضافة كل هذه التقارير إلى نموذج تقييم الأداء السنوي.
•    تقديم التقرير الأسبوعي إلى المدير المباشر لجميع المسؤوليات المنجزة والتأخير.
•    ويجب أن يتم كل ما سبق وفقاً لإجراءات الموارد البشرية الرسمية المعتمدة.
•    تنفيذ كافة المهام التي يطلبها المدير المباشر والتي تكون في حدود الموارد البشرية.

المؤهلات المطلوبة:
• شهادة جامعية أو ما يعادلها في إدارة الأعمال أو العلوم الاجتماعية أو علم النفس أو مجال ذي صلة.

الخبرات المطلوبة:
•    خبرة في العمل الإداري لا تقل عن سنة.
•    خبرة لا تقل عن سنة واحدة في مجال الموارد البشرية و/أو الإدارة مع أعمال متوسطة/منظمات غير حكومية متوسطة/وكالة حكومية.

المهارات:
•    تواصل قوي ومهارات تواصل مع الآخرين.
•    إظهار الخبرة والمعرفة بممارسات الموارد البشرية، بما في ذلك التوظيف والتعيين ووظائف الموارد البشرية وإدارة الأنظمة وإدارة وصيانة برامج الموارد البشرية.
•    إظهار مهارات الحكم والتمييز والنضج والقدرة على الحفاظ على السرية التامة للموظفين والسجلات التنظيمية.
•    اهتمام كبير بالتفاصيل.
•    أسلوب عمل منظم جيدًا بما في ذلك مهارات إدارة العمليات السليمة.
•    مهارات تنظيمية وإدارة الوقت متميزة.
•    مستوى جيد في اللغة الإنجليزية (تحدثًا وكتابة)
•    معرفة جيدة بـ (MS Word - Excel)
•    المعرفة المهنية في (Outlook) إعداد الشرائح والعروض التقديمية على برنامج PowerPoint.