مسؤول العمليات - المكتب الرئيسي

مسؤول العمليات - إدارة المكتب مسؤول عن ضمان التشغيل الفعال للمكتب الفرعي، بما يشمل الدعم الإداري، إدارة المرافق، تنسيق اللوجستيات، والامتثال لسياسات المنظمة. يلعب هذا الدور دوراً رئيسياً في الحفاظ على بيئة عمل احترافية ووظيفية ودعم تنفيذ البرامج على مستوى المكتب الفرعي. سيقدم المتقدم تقاريره مباشرة إلى مدير العمليات أو من ينوب عنه، ويتواصل مع رؤساء الوحدات التشغيلية على المستوى القطري، لضمان تنسيق عالي المستوى كنقطة اتصال في المكتب الفرعي.

الأدوار والمسؤوليات:

الإدارة الإدارية:

• الإشراف على العمليات اليومية للمكتب لضمان سير العمل بسلاسة والالتزام بسياسات المنظمة.
• الحفاظ على سجلات ووثائق وأنظمة حفظ دقيقة للأنشطة الإدارية.
• دعم التواصل والتنسيق بين المكتب الفرعي والمكتب الرئيسي.
• ضمان الامتثال للسياسات الداخلية ومتطلبات المانحين في جميع الوظائف الإدارية.

دعم المكتب التنفيذي:

• إدارة وتنسيق الجداول الزمنية عالية المستوى والارتباطات الرسمية، بما في ذلك التحضير لزيارات الرئيس التنفيذي واستقبال الزوار.
• الإشراف على مشتريات وجرد مستلزمات المكتب التنفيذي، لضمان الكفاءة والفعالية من حيث التكلفة والتوافق مع معايير المنظمة.
• مراجعة وضمان جودة جميع المراسلات والوثائق الرسمية المتعلقة بالمكتب التنفيذي، بما في ذلك تحرير المسودات، ضمان ترجمات دقيقة، والحفاظ على التوزيع في الوقت المناسب.
• تقديم التنسيق ودعم المتابعة للمبادرات الاستراتيجية أو المهام الخاصة التي يكلف بها الرئيس التنفيذي، لضمان التوافق مع أولويات المنظمة والتنفيذ في الوقت المناسب بالتعاون مع الأقسام ذات الصلة.

إدارة المرافق والأصول:

• إدارة البنية التحتية للمكتب، لضمان الصيانة والنظافة وأمن المباني.
• الحفاظ على سجل أصول محدث، لضمان تتبع واستخدام المعدات المكتبية بشكل صحيح.
• تنسيق الإصلاحات والصيانة اللازمة لضمان بيئة عمل آمنة وفعالة.

دعم اللوجستيات والمشتريات:

• تنسيق الترتيبات اللوجستية لسفر الموظفين، الاجتماعات، وورش العمل.
• المساعدة في إدارة أنشطة المشتريات المحلية، لضمان الامتثال لسياسات مؤسسة الآغا خان.
• مراقبة مستلزمات المكتب والإشراف على إدارة المخزون لضمان الكفاءة التشغيلية.

دعم الموارد البشرية والموظفين:

• المساعدة في استقبال الموظفين الجدد من خلال تنسيق مساحة العمل، إعداد تكنولوجيا المعلومات، وعمليات التوجيه.
• دعم الموارد البشرية في تتبع الحضور، إ ~(إدارة الموارد البشرية) إدارة الموارد البشرية: تتبع الحضور، إدارة الإجازات، ومبادرات رفاهية الموظفين.
• تعزيز بيئة مكتب إيجابية ومنظمة لتحسين إنتاجية الموظفين.

الامتثال للسلامة والأمن:

• ضمان تنفيذ تدابير الأمن بما يتماشى مع بروتوكولات السلامة والأمن لشبكة الآغا خان للتنمية.
• التنسيق مع أفراد الأمن لضمان بيئة عمل آمنة.
• تيسير خطط الاستعداد للطوارئ وضمان وعي الموظفين بإجراءات السلامة.

المتطلبات:

• يجب أن يكون المتقدم حاصلاً على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، الإدارة، أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في الإدارة، عمليات المكتب، إدارة المرافق، أو دعم اللوجستيات؛ يفضل أن تكون في قطاع التنمية، الإنساني، أو المنظمات غير الحكومية.
• معرفة مثبتة بإجراءات إدارة المكتب، الأنظمة الإدارية، وتنسيق سير العمل.
• مهارات تنظيمية وقدرة على تعدد المهام مع الاهتمام بالتفاصيل.
• مهارات تواصل وعمل جماعي ممتازة مع القدرة على العمل بشكل تعاوني عبر الفرق والوظائف.
• إجادة تطبيقات مايكروسوفت أوفيس.
• إجادة قوية للغة الإنجليزية كتابة وتحدثاً.

سيتم التواصل فقط مع المرشحين المختارين في القائمة المختصرة.