مساعد إداري

ملخص الوظيفة

• تقديم الدعم الإداري والمكتبي لضمان سير العمل بكفاءة داخل المكتب، خصوصًا لدعم مشروع CASI – Central Asia Stunting Initiative (AKDN).
• المساهمة في تنفيذ أنشطة المشروع من خلال دعم التوثيق، التنسيق، التواصل، والترتيبات اللوجستية، مع الالتزام بسياسات AKHS-S ومتطلبات المانحين.

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة الترتيبات الإدارية لأنشطة المشروع ووظائف المكتب، وضمان التخطيط والتنفيذ الفعّال للعمليات الإدارية.
• تقديم الدعم الإداري والمكتبي العام، بما في ذلك الأرشفة، إدخال البيانات، وإدارة الوثائق.
• تنظيم وحفظ السجلات والمستندات والمراسلات ورقيًا وإلكترونيًا.
• المساعدة في جدولة الاجتماعات، إعداد الجداول، وتدوين المحاضر عند الحاجة.
• دعم التواصل الداخلي والخارجي من خلال الرد على الاستفسارات وتنسيق تدفق المعلومات بين الأقسام وفرق المشروع.
• إعداد الرسائل الرسمية والتقارير والوثائق الإدارية الأخرى.
• دعم الترتيبات اللوجستية للأنشطة، بما في ذلك السفر، الإقامة، وتنظيم الفعاليات.
• دعم عمليات الشراء والمتابعة التشغيلية وضمان اكتمال الوثائق.
• متابعة مخزون المستلزمات المكتبية وضمان الاستخدام السليم للموارد.
• ضمان تنفيذ العمليات الإدارية وفق سياسات وإجراءات AKHS-S.
• دعم فرق البرامج، خصوصًا فريق مشروع CASI، في المهام الإدارية والتنسيقية.
• تنفيذ أي مهام أخرى يكلّف بها المشرف المباشر.

المتطلبات الوظيفيةالتعليم

• إجازة جامعية في إدارة الأعمال أو الأدب الإنكليزي أو أي اختصاص ذي صلة.

الخبرة

• سنتان على الأقل في الأعمال الإدارية أو دعم المكاتب.
• خبرة سابقة في المنظمات غير الحكومية أو القطاع الصحي تعتبر ميزة.

المهارات والكفاءات

• مهارات قوية في التنظيم وإدارة الوقت.
• مهارات تواصل جيدة ومهارات التعامل مع الآخرين.
• القدرة على العمل ضمن فريق وإدارة مهام متعددة.
• الاهتمام بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات.
• القدرة على العمل تحت الضغط والسفر إلى مواقع العمل الميدانية.

المهارات التقنية

• مستوى ممتاز في اللغة الإنجليزية (كتابة ومحادثة).
• إجادة استخدام برامج Microsoft Office.

متطلبات أخرى

• غير موظف حكومي.
• القدرة على السفر بين المحافظات.
• الالتزام بساعات العمل الرسمية لدى AKHS-S.

سياسات بيئية وأخلاقية

• التزام المنظمة بخفض الأثر البيئي والسعي للوصول إلى عمليات قريبة من الصفر الكربوني بحلول 2030.
• الالتزام بسياسات حماية المستفيدين ومنع الاستغلال والاعتداء الجنسي (PSEA).

طريقة التقديم

• إرسال السيرة الذاتية
• يجب ذكر رقم الوظيفة: Admin Assistant – Salamieh – AKHS/09
• سيتم التواصل فقط مع المرشحين المدرجين على القائمة القصيرة