مساعد شؤون الموارد البشرية / HR Assistant

معلومات الوظيفة:

• المنصب الوظيفي: HR Assistant / مساعد شؤون الموارد البشرية
• القسم: HR / الموارد البشرية
• المدير المباشر: Facility manager / مدير المنشأة
• مسؤول عن: الدعم الإداري والأرشفة وإدارة ملفات وسجلات الموظفين الورقية والإلكترونية، صياغة الخطابات الرسمية وتحديث بيانات الموظفين بخصوصية وسرية تامة، متابعة سجلات الحضور والانصراف ورصد الإجازات، وتسهيل إجراءات الموظفين الجدد من عقود ومستندات.

ملخص عن الوظيفة:

يتولى مساعد شؤون الموارد البشرية إدارة ودعم مختلف وظائف الموارد البشرية لضمان سير العمليات بسلاسة وكفاءة داخل المنظمة. يتطلب هذا الدور محترفاً مكرساً يمتلك مهارات تواصل قوية وفهماً شاملاً لسياسات وإجراءات الموارد البشرية، وقدرة على التعامل مع المعلومات السرية بلباقة. سيعمل مسؤول الموارد البشرية بشكل وثيق مع الموظفين والإدارة لتعزيز بيئة عمل إيجابية ودعم احتياجات الموارد البشرية.

متطلبات الوظيفة والشروط:

• التحصيل العلمي: درجة جامعية في الموارد البشرية أو إدارة الأعمال أو أي شهادة ذات صلة (University degree in HR, business management or related).
• طبيعة الخبرة: خبرة في الموارد البشرية أو دور مماثل (Experience in human resources or similar role).
• عدد سنوات الخبرة: سنتين أو 3 على الأقل (Minimum of 2-3 years).
• اللغات: العربية والإنجليزي (Arabic and English).
• المهارات التقنية: إجادة Microsoft Office Suite وبرامج إدارة الموارد البشرية (HR management software).

المهام والمسؤوليات التفصيلية (15 بنداً):

• 1- تسهيل عملية إعداد الموظفين الجدد بما في ذلك جلسات التوجيه، معالجة الوثائق، ودمجهم في الفريق.
• 2- العمل كنقطة اتصال لاستفسارات وشكاوى الموظفين وتقديم الإرشاد والدعم حسب الحاجة.
• 3- معالجة وحل مشاكل الموظفين والنزاعات بطريقة مهنية وفي الوقت المناسب.
• 4- الحفاظ على سجلات الموظفين دقيقة ومحدثة، بما في ذلك المعلومات الشخصية، تاريخ التوظيف، وتقييمات الأداء.
• 5- إعداد ومعالجة الوثائق المتعلقة بالموارد البشرية مثل عقود العمل، إشعارات التغيير، وأوراق إنهاء العمل.
• 6- إعداد وتقديم تقارير الموارد البشرية المطلوبة، بما في ذلك الحضور، دوران الموظفين، وإحصاءات الموظفين.
• 7- جمع وإعداد جداول الأوقات الشهرية (Monthly timesheets).
• 8- حساب وإعداد الرواتب الشهرية (Monthly payroll).
• 9- ضمان تنفيذ السياسة في المنشأة بالتنسيق المستمر مع إدارة المنشأة وأقسام الموارد البشرية ومالية المشاريع في سامز فيما يتعلق بالموارد البشرية.
• 10- ضمان تنفيذ سياسة الرواتب بشكل صحيح.
• 11- مراجعة جداول الأوقات وحساب الرواتب والمعلومات الأخرى لاكتشاف وتسوية الفروقات في الرواتب.
• 12- تتبع أوقات الإجازات، مثل الإجازات الإدارية والشخصية والإجازات المصرح بها للموظفين.
• 13- الحفاظ على أرشيف الرواتب وجداول الأوقات بشكل صحيح، ويمكن الوصول إليه، وسري.
• 14- المشاركة في اجتماعات الموارد البشرية أو أي اجتماعات أخرى مكلفة عند الضرورة.
• 15- توفير جميع الوثائق والتقارير اللازمة للعديد من أصحاب المصلحة.