سكرتيرة / استقبال

ملخص عن الوظيفة:

تنفيذ جميع المهام الإدارية المطلوبة، بما في ذلك استقبال الزوار والمستفيدين بطريقة ترحيبية ومظهر مناسب، وإحالة الزوار والمستفيدين بشكل جيد يعكس صورة المنظمة / المنشأة مع الحفاظ على سرية المعلومات.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• الترحيب بالضيوف والمستفيدين بمجرد وصولهم وتوجيههم للشخص والقسم المناسبين.
• تسجيل المواعيد، والتنسيق مع السائقين.
• استلام وفرز وتوزيع البريد والشحنات اليومية.
• التنسيق مع المشرف الإداري فيما يتعلق بالمهام الإدارية (طباعة، مسح ضوئي، إلخ).
• المساعدة في اتباع جميع لوائح الصحة والسلامة والتعاون مع باقي الموظفين.
• تنسيق الاجتماعات وإعداد المحاضر وتعميمها على المعنيين.

المتطلبات والشروط الأساسية:

• شهادة سكرتير أو شهادة ثانوية أو أي خلفية تعليمية ذات صلة.
• خبرة عمل سثبتة كموظف استقبال أو ممثل المكتب الأمامي أو دور مماثل (سنتان على الأقل).
• مهارات الحاسوب (مايكروسوفت أوفيس) وخبرة مع المعدات المكتبية.
• إتقان اللغة العربية والإنجليزية (والتركية إن كانت ضمن مركز لغير العرب).