مساعد إداري ثاني ( أعمال إدارية ومكتبية )

معلومات الشاغر:

• محافظة العمل: دمشق
• الفئة الوظيفية: الفئة الثانية
• المؤهل العلمي: معهد متوسط - دبلوم سنتين
• الاختصاص العام المفضّل: المعهد التقاني للحاسوب - المعهد التقاني للعلوم المالية والإدارية - المعهد التقاني لإدارة الأعمال والتسويق
• الاختصاص الدقيق المفضّل: إدارة أعمال - إدارة
• سنوات الخبرة: سنتان
• العمر المفضّل: 22 - 45 سنة

المهام الرئيسية:

• تنفيذ وإدارة المعاملات المكتبية والإدارية ومتابعة المراسلات الصادرة والواردة وفق الأنظمة والقوانين المعتمدة بناءً على توجيهات رئيسه المباشر بالجهة.
• استخدام البرامج الحاسوبية وإدخال البيانات والمعلومات الإدارية والمالية بدقة وتطبيق برامج المكاتب مع تحديث الأرشيف الإلكتروني بانتظام ودقة عالية.
• تنظيم ملفات الموظفين والوثائق الإدارية وتجهيز التقارير الدورية البسيطة لدعم سير العمليات التنظيمية والإدارية بأقسام الهيئة العامة المعتمدة.
• المساعدة في تنسيق الاجتماعات الإدارية وإعداد محاضر الجلسات وتوفير المستندات المساندة لضمان كفاءة وفاعلية التواصل الإداري الداخلي بالهيئة.

المهارات المفضّلة:

• الكفاءة العالية في استخدام تطبيقات الحاسوب وإدارة المكاتب الإلكترونية والتنظيم الفعال للملفات والسجلات الإدارية المعتمدة بالقطاع العام بدقة متناهية.
• القدرة على معالجة البيانات والطباعة وإعداد المراسلات الرسمية بلغة سليمة مع الالتزام الصارم بالإجراءات التنظيمية والتعليمات الإدارية المباشرة.
• امتلاك مهارات تنظيم الوقت وإدارة الأولويات وتدبير ضغوط العمل والتواصل التفاعلي اللبق والإيجابي مع جميع الزملاء والمراجعين.
• الالتزام بقواعد أمان الوثائق وسرية البيانات والعمل بروح الفريق الواحد مع الرغبة المستمرة في التطور المهني والارتقاء بالمهارات الإدارية.

الشروط والتنويهات العامة:

• بالنسبة قبول طلب الموظَّف المثبت في القطاع العام: يشترط إرفاق وثيقة "لا مانع" صادرة عن الجهة العامة التي يعمل لديها المُتقدِّم.
• الجهة العامة غير ملزمة بتأمين السكن للمتقدمين من خارج المحافظة المطلوب العمل فيها.
• يتم استبعاد الطلبات غير المطابقة لشروط بطاقة الشاغر الوظيفي، وعند زيادة عدد المستوفين للشروط، يتم فرز الطلبات وترتيبها إلكترونياً وترشيح الأكثر ملاءمة وفق معايير أبرزها: المستوى والاختصاص العلمي، المعدل العام، محافظة الإقامة، الخبرة المهنية، المهارات، والعمر.
• تنويه: يتمّ التواصل فقط مع المُتقدِّمين المُرشَّحين لشغل مركز العمل المُحدَّد، وذلك لاستكمال الإجراءات اللازمة من اختبارات ومقابلات.