مساعد إداري ثالث ( ديوان وأرشفة )

معلومات الوظيفة:

• محافظة العمل: حلب
• مركز العمل: حلب المدينة
• الفئة الوظيفية: الفئة الثانية
• المستوى التعليمي: شهادة ثانوية
• الاختصاص العام المفضل: كافة التخصصات
• الاختصاص الدقيق المفضل: -
• سنوات الخبرة: 1
• العمر المفضل: 20 - 40

ملاحظات للمتقدم: يُراعى أثناء عملية الفرز طلبات المتقدمين الحاصلين على مستوى متوسط كحد أمن من الكفاءة في استخدام الحاسوب والتطبيقات المكتبية الأساسية.

المهام الرئيسية:

• تنفيذ الأعمال الإدارية الروتينية مثل طباعة المراسلات وتنظيم الملفات وحفظ الوثائق وفق الأنظمة الرسمية لضمان دقة الإجراءات واستمرارية العمل المؤسسي ودعم مهام الديوان والأرشفة اليومية.
• استقبال المراجعين والاتصالات الهاتفيّة وتوجيهها للجهات المختصة وتقديم الدعم الإداري للأقسام المختلفة بما يعزز دقة انسيابية العمل داخل الديوان الإداري.
• إدخال البيانات وتحديث السجلات ومتابعة النماذج والطلبات الورقية وفق التعليمات الرسمية لضمان دقة المعلومات وسهولة الرجوع إليها ضمن أعمال الأرشفة والإدارة اليومية.
• تنظيم الاجتماعات والمواعيد وتجهيز المستندات الإدارية المطلوبة بما يعزز كفاءة العمل المؤسسي ويحقق الالتزام بالخطط التنظيمية المعتمدة داخل الديوان والأرشفة.

المهارات المفضلة:

• القدرة على أداء الأعمال الإدارية والمكتبية البسيطة بدقة وتنظيم عال مع الالتزام باللوائح الرسمية بما يعزز جودة العمل المؤسسي بكفاءة عالية.
• مهارة استخدام الحاسوب وأي برامج الأوفيس الأساسية في الطباعة وإدخال البيانات وتنظيم الملفات والسجلات الإدارية بما يحقق انسيابية العمل وسهولة الوصول إليها.
• القدرة على التواصل الفعال مع المراجعين والزملاء وتقديم الدعم الإداري بأسلوب مهني يرفع صورة الجهة العامة وويحقق أهدافها التنظيمية بكفاءة عالية.
• مهارة تنظيم الوقت وتحديد الأولويات وإنجاز المهام المتعددة تحت إشراف مباشر مع الالتزام بالدقة والانضباط بما يحقق سير العمل الإداري بكفاءة عالية.

الشروط العامة والتنويهات:

• يتم استبعاد الطلبات غير المطابقة لشروط بطاقة الشاغر الوظيفي، وعند زيادة عدد المستوفين للشروط، يتم فرز الطلبات وترتيبها إلكترونياً وترشيح الأكثر ملاءمة وفق معايير أبرزها: المستوى والاختصاص العلمي، المعدل العام، محافظة الإقامة، الخبرة المهنية، المهارات، والعمر.
• الجهة العامة غير ملزمة بتأمين السكن للمتقدمين من خارج المحافظة المطلوب العمل فيها.
• يشترط لقبول طلب الموظَّف في القطاع العام إرفاق وثيقة \"لا مانع\" صادرة عن الجهة العامة التي يعمل لديها المُتقدِّم.
• يتمّ التواصل فقط مع المُتقدِّمين المُرشَّحين لشغل مركز العمل المُحدَّد، وذلك لاستكمال الإجراءات اللازمة من اختبارات ومقابلات.