إداري مكتب البلد (Country Office Administrator)

المكان: دمشق – باب توماالجهة: الآباء اليسوعيون – الرهبانية اليسوعية

• المسؤوليات الرئيسية
• إعداد جميع الترتيبات اللازمة لضمان استقبال دافئ وبيئة مهنية لجميع زوار المكتب، بما يعكس صورة إيجابية عن JRS.
• تنظيم ترتيبات السفر للموظفين والزوار، بما يشمل الإقامة، النقل، وجميع الاحتياجات اللوجستية ذات الصلة.
• إدارة مخصصات السفر ونفقات الموظفين والزوار بالتنسيق مع قسم المالية لضمان الدقة والالتزام بالإجراءات المالية.
• ضمان التوثيق المنهجي لجميع نفقات المكتب ودعم الالتزام بمتطلبات المساءلة المالية ومعايير التدقيق.
• دعم لوجستيات الاجتماعات والفعاليات، بما في ذلك الحجوزات، ترتيبات الضيافة، وتحضير المواد والمستلزمات اللازمة.
• إدارة جميع الاحتياجات اللوجستية لمكتب البلد، بما في ذلك ترتيب الوجبات للزوار عند الحاجة، وضمان الالتزام بسياسات وإجراءات المشتريات.
• إجراء جرد دوري للأصول والحفاظ على سجلات دقيقة ومحدثة.
• إدارة وتتبع المواد المسلّمة للموظفين، وضمان التوثيق والتنظيم والتحديث في الوقت المناسب.
• العمل كنقطة اتصال مع مزوّد التأمين الصحي، وإدارة المطالبات والوثائق والمتابعة والرد على استفسارات الموظفين.
• تقديم الدعم في الترجمة عند الحاجة لتسهيل التواصل مع الشركاء والجهات الخارجية.
• التنسيق مع فريق رعاية الموظفين في المشاريع بخصوص تقاريرهم الشهرية وأي دعم مطلوب من مكتب البلد.
• أداء المهام الإدارية اليومية، بما في ذلك الأرشفة، الطباعة، النسخ، المسح الضوئي، وتحضير الوثائق.
• الإشراف على عملية الأرشفة وغرفة التخزين، وضمان التنظيم الفعّال، وضع الملصقات المناسبة، والالتزام الكامل بمعايير حفظ الوثائق.

المؤهلات المطلوبة

• شهادة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 1-2 سنوات في الدعم الإداري أو العمل المكتبي، ويفضّل ضمن منظمة غير حكومية.
• معرفة أساسية بالمشتريات وإدارة الأصول والإجراءات الإدارية.
• إتقان تطبيقات مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• الطلاقة في اللغة الإنجليزية.
• مهارات تواصل وعلاقات عامة ممتازة؛ القدرة على التعامل المهني مع الموظفين والزوار والجهات الخارجية.
• مهارات تنظيم وإدارة وقت قوية مع اهتمام بالتفاصيل.
• القدرة على العمل تحت الضغط واحترام المواعيد النهائية.
• مهارات تحليلية وإعداد تقارير جيدة.
• روح المبادرة وخدمة الآخرين، مع القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.

القيم والأخلاقيات

• الالتزام برسالة ورؤية وقيم JRS.
• تجسيد قيم التضامن والدعم والرحمة.
• العمل وفقًا لمدونة السلوك وسياسة حماية الطفل.
• التعاطف والالتزام القوي تجاه اللاجئين والنازحين.
• قبول التنوع والشمول كقيمة أساسية.
• الموثوقية، الإصغاء الفعّال، المرونة، الاهتمام بالتفاصيل، والحفاظ على السرية.
• النزاهة والصدق والقدرة على العمل بفعالية ضمن فريق.
  
  

السياسات والإجراءات

• لدى JRS سياسة عدم التسامح مطلقًا مع الاستغلال والانتهاك الجنسي (SEA) من قبل المتطوعين.
• يجب على جميع المتطوعين حماية ومنع الاستغلال والانتهاك الجنسي (PSEA).
• لدى JRS سياسة قوية لحماية الطفل وإجراءات مرافقة، ويجب على جميع المتطوعين الالتزام بثقافة الممارسات الفضلى المتمحورة حول الطفل والالتزام بسياسة حماية الطفل واتباع الإجراءات ذات الصلة.
  
  

كيفية التقديم يرجى إرسال السيرة الذاتية ورسالة التغطية إلى البريد الإلكتروني: