مسؤول الشراكات المالية

نظرة عامة على الوظيفة

يُعد مدير الشراكات المالية مسؤولًا عن تقديم الإدارة المالية اللازمة لضمان امتلاك برنامج البلد للهياكل والأنظمة المالية المناسبة التي تدعم الطموحات الاستراتيجية للشراكات. يتولى هذا المنصب مسؤولية ضمان إدارة مالية فعّالة لاتفاقيات الشراكة، بما في ذلك صرف الدفعات والسلف للشركاء في الوقت المناسب لضمان استمرارية البرامج والخدمات وفقًا لاتفاقيات الشراكة، واتخاذ الإجراءات اللازمة لمعالجة أي تحديات مالية.

يعمل مدير الشراكات المالية كنقطة الاتصال الرئيسية للجوانب المالية والامتثال ضمن قسم الشراكات، بما في ذلك ضمان جودة عالية في المتابعة المالية ودعم الشركاء ضمن برنامج سوريا. وبدعم من منسق التدقيق والمحاسبة، سيعمل مدير الشراكات المالية على تطوير وتنفيذ جميع المبادرات المتعلقة ببناء قدرات الشركاء بالتعاون مع فريق الشراكات والموارد المالية.
يرفع هذا المنصب تقاريره مباشرة إلى منسق التدقيق والمحاسبة في برنامج سوريا.

المسؤوليات

إدارة الشراكات المالية

• المشاركة في مراجعة وتعديل مقترحات الشركاء، مع التركيز على ميزانيات المنح الفرعية (الميزانية وسردها)، بالتنسيق مع منسق الشراكات في سوريا والمنسقين التقنيين.
• دعم إعداد ملاحظات إرشادية للشركاء الحاليين والمحتملين حول استخدام النماذج المناسبة وإعداد الميزانيات وتقديمها ضمن دعوات التقديم.
• ضمان إدارة مالية فعّالة لاتفاقيات الشراكة، بما في ذلك صرف السلف والدفعات في الوقت المناسب، والمتابعة مع المقر الرئيسي والشركاء لتأكيد التحويل والاستلام.
• الإشراف على التحقق من التقارير المالية للشركاء ووثائقها الداعمة، وضمان أن النفقات معقولة ومسموح بها ومتوافقة مع الميزانية واللوائح المانحة، وإبلاغ الشركاء بالملاحظات ومتابعتها.
• ضمان التواصل الاستباقي مع الشركاء بشأن مواعيد تقديم تقاريرهم المالية، وتتبع عمليات التقديم وإبلاغ منسق الشراكات بأي تأخير.
• مراجعة خطط الإنفاق للشركاء ومقارنتها بالنفقات المبلّغ عنها والمتابعة عند الحاجة.
• ضمان اعتماد التقارير المالية من الجهة المخولة داخل المنظمة، وإعداد قيود اليومية وترميزها وإدخالها في النظام، والرد على استفسارات الفرق المالية.
• ضمان تنفيذ زيارات المتابعة المالية والتدقيق السريع وفقًا لمتطلبات المنظمة.
• إعداد خطط الزيارات ومشاركتها في الوقت المناسب مع الشركاء والفرق المعنية.
• تسوية السلف الشهرية للشراكات، وإعداد تقارير عن السلف غير المسوّاة، وتحديث سجلات المنح الفرعية شهريًا.
• ضمان وجود نظام أرشفة دقيق ومنظم للوثائق المالية بنسخ ورقية وإلكترونية.
• التعاون مع منسق الشراكات وفريق المالية لدعم عمليات التدقيق الداخلية والخارجية وضمان جاهزية ملفات الشركاء بنسبة 100%.
• مراجعة تعديلات الميزانيات الخاصة بالمنح الفرعية بالتنسيق مع الفرق التقنية ومنسق الشراكات.
• ضمان إجراء تحليل قدرات الشراكة (PCA) للشركاء الجدد وتحديثه سنويًا للشركاء الحاليين، وتقديم التوصيات وخطط إدارة المخاطر.
• المساهمة في اجتماعات افتتاح ومراجعة وإغلاق مشاريع الشراكات، وتوثيق النجاحات والتحديات والدروس المستفادة.

بناء القدرات

• قياس تقدم التدريب من خلال تقييمات قبل وبعد التدريب لمبادرات بناء القدرات المالية.
• دعم تنفيذ تقييم القدرات المؤسسية (OCA) عند الحاجة.
• تقديم أو تفويض التدريب المالي والإرشاد للشركاء وفق خطط الدعم، مع التركيز على تعزيز أنظمة وقدرات الشريك بما يتناسب مع احتياجاته.
• المساهمة في إعداد خطط دعم مالية خاصة بالشركاء بالتعاون مع مدير بناء القدرات.

إدارة أداء الموظفين والتعلم والتطوير

• توظيف والإشراف وبناء قدرات أعضاء الفريق في المهارات الفنية والإدارية.
• تطوير وتنفيذ أساليب إدارة عن بُعد لتعزيز قدرات الفرق داخل سوريا.
• تدريب وتوجيه ومتابعة الموظفين بشكل مستمر، وتحديد الأهداف السنوية وتقديم التغذية الراجعة المنتظمة وإجراء تقييمات نصف سنوية.
• الحفاظ على علاقات مهنية مفتوحة وتعزيز روح الفريق.
• إدارة طلبات الدوام والإجازات وضمان تقديم الجداول الزمنية بدقة.
• عقد اجتماعات منتظمة عالية الجودة مع الموظفين المباشرين.
• إعداد خطط تطوير قابلة للقياس لتعزيز القدرات الفنية وتبادل المعرفة.
• معالجة قضايا الأداء بالتعاون مع الموارد البشرية وفق السياسات المعتمدة.
• تعزيز رفاه الموظفين ودعم التوازن بين العمل والحياة.
• البحث عن فرص لدعم النمو المهني للموظفين.
• الالتزام بسياسات الموارد البشرية العالمية للمنظمة وتطبيقها.