Admin of facility / Data Entry

المسؤوليات والنشاطات الرئيسية:

• يدخل المعلومات في قواعد البيانات و/أو البرامج عن طريق إدخال المعلومات الأبجدية والرقمية على لوحة المفاتيح أو الماسح الضوئي.
• يقارن البيانات مع المستندات المصدر ويستخدم تنسيقات التحقق من الوثائق لاكتشاف وتصحيح أخطاء التسجيل وإدخال البيانات وإبلاغ المشرفين بها حسب الحاجة.
• يحتفظ بالسجلات التشغيلية وسجلات الأنشطة والعمل المنجز.
• يلتزم بالعمليات التنظيمية للحفاظ على دقة البيانات وسلامتها وسريتها.
• يحدد أولويات الدخول من خلال اتباع العمليات التنظيمية أو التشاور مع قيادة الفريق.
• التحقق من المستفيد والبيانات من خلال مراجعة البيانات أو تصحيحها أو حذفها أو استعادتها أو إعادة إدخالها.
• تطهير الملفات للقضاء على الازدواجية في البيانات.
• يؤمن المعلومات من خلال استكمال النسخ الاحتياطية لقاعدة البيانات. الحفاظ على جرد وتحليل للمقتنيات الورقية والإلكترونية الحالية لتحديد السجلات للاحتفاظ بها و/أو التخلص منها و/أو الأرشفة و/أو الرقمنة.
• المساهمة في تصميم ومراجعة وتوثيق الإجراءات لأفضل الممارسات في الاحتفاظ.
• التنسيق والتعاون مع أصحاب المصلحة لمساعدة في برنامج الرقمنة المستمر، وضمان الامتثال لقانون سجلات المنظمة.
• المساعدة في أنشطة المراجعة كما هو مطلوب.
• القيام بواجبات أخرى – ضمن خبراته – يكلفه بها المدير الميداني، المدير الطبي.
• تقديم تقارير منتظمة ومخصصة تتعلق بأنشطة الأرشيف.
• الالتزام الصارم بالمبادئ والمعايير الإنسانية ومبادئ الحماية، بالإضافة إلى السياسات التنظيمية بما في ذلك مدونة قواعد السلوك ومنع الاستغلال والاعتداء الجنسي (PSEA) وحماية الطفل.

المتطلبات:

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها مطلوبة.
• خبرة في إدارة السجلات، والاستعداد للمشاركة في التدريب كما هو مطلوب.
• خبرة في أرشفة ورقمنة المشاريع.
• إدارة المشاريع السليمة ومهارات حل المشكلات.
• الحكم السليم والمبادرة والقدرة على التكيف مع التغيرات في بيئة العمل.
• حسن التعامل مع الآخرين، ومهارات الاتصال، بما في ذلك القدرة على الاتصال بالموظفين على جميع المستويات.
• إثبات القدرة على العمل بشكل مستقل وتعاوني كجزء من فريق فعال.
• مهارات كمبيوتر ممتازة، بما في ذلك برامج إدارة السجلات و/أو تتبع المستندات.
• يعد العمل مع برامج إدخال البيانات أو التخزين السحابي ميزة إضافية.