موظف ديوان

الغرض العام من الوظيفة:تنظيم وإدارة كافة المراسلات الرسمية (الورقية والإلكترونية) الخاصة بالفرع، وضمان أرشفة الوثائق وحفظها بطريقة تضمن سرعة استرجاعها، وتسهيل التواصل الإداري بين الإدارة العليا والأقسام والجهات الخارجية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• استلام البريد والكتب الرسمية الواردة إلى الفرع وتسجيلها في السجلات الورقية أو الأنظمة الإلكترونية.
• إعداد وتصدير الكتب الرسمية والمراسلات الصادرة عن الفرع وتوثيقها.
• توزيع البريد الوارد على الأقسام المعنية فور اعتماده من مدير الفرع.
• تنظيم الأرشيف الورقي والإلكتروني للمنظمة وفق نظام تصنيف يسهل الوصول للمعلومات.
• الحفاظ على سرية المستندات والملفات الحساسة الخاصة بالفرع والمتطوعين.
• متابعة الردود على الكتب التي تتطلب إجابات من الأقسام الفنية أو الميدانية.
• التنسيق مع ديوان المركز الرئيسي في دمشق بخصوص المراسلات الدورية والتقارير.
• تصوير المستندات، وتنسيق الملفات، وتجهيز قاعات الاجتماعات إذا لزم الأمر.

المؤهلات والخبرات المطلوبة:

• المؤهل العلمي: شهادة معهد متوسط أو طالب جامعي كحد أدنى.
• الخبرة: خبرة سابقة في العمل الإداري أو الديوان (يفضل من لديه خبرة في المنظمات الإنسانية).
• المهارات التقنية: إجادة تامة لحزمة Microsoft Office خاصة Word و Excel.

للتقدم إرسال سيرتهم الذاتية بصيغة ( PDF) وكتابة عنوان البريد (موظف ديوان) واسم الشخص المتقدم (والا يعتبر لاغياً)