موظف تشريفات

الموقع: سوريا، دمشق

الهدف من الوظيفة:

يتولى شاغل الوظيفة تنفيذ ومتابعة أعمال التشريفات والبروتوكول المرتبطة بالزيارات الرسمية والوفود والفعاليات التي تنظمها الوزارة، بما يضمن تطبيق القواعد والأعراف الدبلوماسية والبروتوكولية المعتمدة، وحسن تنظيم الاستقبالات والمرافقات الرسمية، وتقديم صورة مؤسسية تعكس مكانة الدولة وهيبة الوزارة في مختلف المناسبات والفعاليات الرسمية.

المهام والمسؤوليات:

• المساهمة في تنظيم واستقبال الوفود الرسمية والشخصيات الدبلوماسية وكبار الزوار وفق الأصول البروتوكولية المعتمدة.
• المشاركة في إعداد وتنفيذ برامج الزيارات الرسمية وترتيبات الاستقبال والمرافقة والتنقل والإقامة للوفود.
• تنظيم ومتابعة ترتيبات الاجتماعات والمؤتمرات والفعاليات والمناسبات الرسمية التي تشرف عليها الوزارة.
• تطبيق قواعد الأسبقية والبروتوكول والإتيكيت الدبلوماسي في مختلف الفعاليات والأنشطة الرسمية.
• المساهمة في إعداد قوائم المدعوين ومراجعة الدعوات الرسمية وترتيبات الجلوس والاستقبال.
• مرافقة الوفود والضيوف الرسميين أثناء الزيارات والفعاليات وضمان حسن سير البرامج المعتمدة.
• التنسيق مع الجهات الداخلية والخارجية ذات العلاقة لضمان تنفيذ الترتيبات التشريفية المطلوبة.
• متابعة جاهزية مواقع الاجتماعات والفعاليات والتأكد من استكمال المتطلبات اللوجستية والتنظيمية اللازمة.
• التعامل المهني مع كبار الشخصيات والبعثات الدبلوماسية والزوار الرسميين بما ينسجم مع الأعراف الدبلوماسية.
• إعداد التقارير والملاحظات المتعلقة بالزيارات والفعاليات الرسمية عند الطلب.
• المحافظة على سرية المعلومات المتعلقة بالوفود والزيارات والبرامج الرسمية.
• تنفيذ أي مهام أخرى ذات صلة بطبيعة العمل يكلف بها من قبل الرئيس المباشر.

المؤهلات العلمية:

• إجازة جامعية في العلاقات الدولية أو العلوم السياسية أو إدارة الأعمال أو السياحة والفندقة أو أي اختصاص ذي صلة.
• تعتبر الدورات المتخصصة في البروتوكول والتشريفات والعلاقات العامة ميزة إضافية.

اللغات:

• اللغة العربية: إجادة تامة في التواصل والتعامل الرسمي.
• اللغة الإنجليزية: مستوى متقدم تحدثاً وقراءةً وفهماً.
• يفضل إتقان لغة أجنبية إضافية مثل الفرنسية أو الإسبانية أو التركية أو غيرها من اللغات ذات الصلة بالعمل.

الخبرة العملية:

• يفضل توفر خبرة عملية في مجالات التشريفات أو البروتوكول أو العلاقات العامة أو تنظيم الفعاليات أو الضيافة الرسمية.
• تعتبر الخبرة في الجهات الحكومية أو البعثات الدبلوماسية أو المنظمات الدولية ميزة إضافية.
• المعرفة بالأعراف الدبلوماسية والبروتوكولية تشكل أفضلية عند التقييم.

المهارات الفنية:

• الإلمام بقواعد وأصول البروتوكول والتشريفات الدبلوماسية.
• القدرة على تنظيم الزيارات الرسمية والفعاليات والمؤتمرات والاجتماعات.
• مهارات إعداد برامج الزيارات وترتيبات الاستقبال والمرافقة.
• القدرة على التنسيق مع الجهات المختلفة وإدارة المتطلبات اللوجستية للفعاليات.
• إجادة استخدام تطبيقات Microsoft Office وأدوات الاتصال والتنسيق الإداري.
• القدرة على إعداد التقارير والمراسلات ذات الصلة بالعمل.

المهارات السلوكية:

• اللباقة العالية وحسن التصرف في المواقف الرسمية.
• مهارات تواصل وعلاقات عامة متميزة.
• المظهر المهني والقدرة على تمثيل الوزارة بصورة لائقة.
• الدقة والانتباه للتفاصيل والقدرة على تنظيم الأولويات.
• سرعة الاستجابة ومعالجة المشكلات الطارئة.
• القدرة على العمل تحت الضغط وفي بيئات عمل ديناميكية.
• المرونة في ساعات العمل والعمل بروح الفريق.
• الالتزام والانضباط وتحمل المسؤولية المهنية.

الشروط العامة:

• التفرغ الكامل للوظيفة.
• أن يكون مقيماً في دمشق وريفها أو قادراً على الالتزام بمتطلبات الدوام والحضور الميداني.
• الالتزام بالأنظمة والتعليمات والسياسات المعتمدة في الوزارة.
• الاستعداد للعمل خارج أوقات الدوام الرسمي عند الضرورة وخلال الفعاليات والزيارات الرسمية.
• التمتع بحسن السيرة والسلوك.
• المحافظة على السرية التامة للمعلومات والبيانات المرتبطة بطبيعة العمل.
• اجتياز المقابلة الشخصية وأي اختبارات أو تقييمات تحددها الوزارة.