مساعدة تنفيذية

الدعم والتنسيق الإداري 

• ضمان المتابعة للقرارات التنفيذية والمهام الموكلة للإدارات وفق الخطط المعتمدة وضمان الالتزام بمواعيد التسليم المحددة والمتابعة اليومية لمستجدات العمل. 
• إدارة جدول مواعيد المدير العام من خلال توزيع الوقت وترتيب أولويات العمل 
• تنسيق الخدمات اللوجستية وتنظيم الاجتماعات الداخلية والخارجية والفعاليات والزيارات الرسمية.
• التحضير المسبق للاجتماعات من خلال تحضير جداول الأعمال والعروض التقديمية و مذكرات الإحاطة والملفات المهمة قبل الاجتماعات والفعاليات. 
•  حضور الاجتماعات الداخلية والخارجية لتدوين المحاضر، وتتبع المهام الموكلة، وضمان المتابعة والتنفيذ الفعلي للمخرجات المطلوبة.
• تنسيق وترتيب متطلبات السفر المحلية والدولية (رحلات جوية، فنادق، تأشيرات، مواصلات برية) وكافة ما يتطلبه الأمر من خدمات لوجستية
• مراقبة مستلزمات مكتب المدير العام وتنسيق طلبات الشراء للاحتياجات الإدارية الخاصة به.
• إدارة نفقات مكتب المدير العام وتقديم تقارير المصروفات للقسم المالي في الوقت المناسب.
• القيام بأي مهمة أخرى بطلب من المدير العام ضمن نطاق العمل
• العمل كنقطة اتصال رئيسية بين مكتب المدير العام والإدارات، ومجلس الإدارة، والعملاء، والشركاء.
• استقبال الاستفسارات من الجهات الداخلية والخارجية والرد عليها بطريقة مهنية ولبقة.
• تنسيق المواعيد والاتصالات مع الإدارات الداخلية والشركاء والعملاء والزوار حسب الحاجة.
• التنسيق مع الإدارات الأخرى والموظفين لتسهيل التواصل وتدفق المعلومات ورفع كفاءة سير العمل.
• بناء وضمان علاقات إيجابية ومهنية مع الأقسام الداخلية والخارجية، بما يعكس صورة المشركة بطريقة لائقة ومهنية.

الاتصال وإدارة العلاقات 
العمل كنقطة اتصال رئيسية بين مكتب المدير العام والإدارات، ومجلس الإدارة، والعملاء، والشركاء.

• استقبال الاستفسارات من الجهات الداخلية والخارجية والرد عليها بطريقة مهنية ولبقة.
• تنسيق المواعيد والاتصالات مع الإدارات الداخلية والشركاء والعملاء والزوار حسب الحاجة.
• التنسيق مع الإدارات الأخرى والموظفين لتسهيل التواصل وتدفق المعلومات ورفع كفاءة سير العمل.
• بناء وضمان علاقات إيجابية ومهنية مع الأقسام الداخلية والخارجية، بما يعكس صورة المشركة بطريقة لائقة ومهنية.
• صياغة، ومراجعة، وتحرير المراسلات الرسمية، والعروض التقديمية، والتقارير، والمذكرات نيابة عن المدير العام باللغة الإنكليزية والعربية.
• إدارة الاتصالات الواردة والصادرة والإجابة على الاستفسارات وحفظ سجل خاص بها 
• إدارة البريد الخاص بمكتب المدير العام الوارد، والصادر، وتوثيقه ومتابعته.
• إجراء عمليات البحث وجمع البيانات لمواضيع معينة لدعم عملية اتخاذ القرار 
• الطباعة والحفاظ وأرشفة ملفات العمل والسجلات، والوثائق، ورقياً والكترونياً.
• الحفاظ على السجلات والتقارير والوثائق وضمان سريتها.
• إعداد تقارير دورية عن المهام الموكلة ومؤشرات أداء العمل.
• ضمان أمن، وسرية المعلومات الخاصة بالشركة ومكتب المدير العام
• الامتثال للسياسات والإجراءات الداخلية المتبعة في الشركة.

المراسلات وإدارة الوثائق

• صياغة، ومراجعة، وتحرير المراسلات الرسمية، والعروض التقديمية، والتقارير، والمذكرات نيابة عن المدير العام باللغة الإنكليزية والعربية.
• إدارة الاتصالات الواردة والصادرة والإجابة على الاستفسارات وحفظ سجل خاص بها 
• إدارة البريد الخاص بمكتب المدير العام الوارد، والصادر، وتوثيقه ومتابعته.
• إجراء عمليات البحث وجمع البيانات لمواضيع معينة لدعم عملية اتخاذ القرار 
• الطباعة والحفاظ وأرشفة ملفات العمل والسجلات، والوثائق، ورقياً والكترونياً.

الالتزام والتقارير والسرية

•  الحفاظ على السجلات والتقارير والوثائق وضمان سريتها.
• إعداد تقارير دورية عن المهام الموكلة ومؤشرات أداء العمل.
• ضمان أمن، وسرية المعلومات الخاصة بالشركة ومكتب المدير العام
• الامتثال للسياسات والإجراءات الداخلية المتبعة في الشركة..