مساعد إداري

المهام والمسؤوليات

• ضمان اكتمال وثائق وسجلات المشتريات وتوافقها مع سياسة المنظمة.
• إدارة توزيع وجمع عروض الأسعار من الموردين.
• متابعة شراء مستلزمات المكتب والتأكد من جمع الفواتير والإيصالات بانتظام.
• مراقبة ومتابعة صيانة معدات وأدوات المكتب.
• إعداد، تنظيم، وأرشفة جميع وثائق المشتريات بشكل صحيح.
• إجراء دراسات السوق عند الحاجة.
• إعداد طلبات الشراء، أوامر الشراء، ونماذج عروض الأسعار.
• تتبع أوامر الشراء والمتابعة مع الموردين لضمان التسليم في الوقت المحدد.
• تنفيذ أي مهام أخرى يُكلف بها من قبل المشرف المباشر.

المهارات والخبرات المطلوبة

• خبرة سابقة في المشتريات أو الإدارة أو مجال مشابه.
• فهم جيد لعمليات وإجراءات المشتريات.
• معرفة بإجراءات المنظمات غير الحكومية وسياسات المشتريات (تعتبر ميزة إضافية).
• مهارات تنظيمية قوية والقدرة على حفظ السجلات.
• القدرة على إدارة مهام متعددة والالتزام بالمواعيد النهائية.
• مهارات تواصل وتفاوض جيدة.
• إتقان برامج Microsoft Office (خاصة Excel و Word).
• دقة عالية والانتباه للتفاصيل في التوثيق.
• القدرة على العمل تحت الضغط والمرونة في حالات الطوارئ.
• مهارات أساسية في تحليل السوق والتنسيق مع الموردين.

مبادئ المنظمة

• عدم التسامح مطلقاً: تتبنى المنظمة سياسة صارمة ضد الاستغلال والانتهاك الجنسي.
• سياسة الصون: الالتزام بمدونة قواعد السلوك التي تكرس مبادئ الصون مسؤولية جميع الموظفين.
• مكافحة التحرش: يُتوقع من جميع الموظفين القيام بواجباتهم وفقاً للسياسات المعتمدة لمكافحة التحرش.