منسّق/ة إداري/ة لخدمات طبية

Medical Services Admin Coordinator
مكان العمل: أبو رمانة
نوع الملف المطلوب: سيرة ذاتية باللغة الإنجليزية بصيغة PDF فقط 
ملاحظة: أي بريد بدون عنوان للوظيفة في خانة الموضوع سيتم رفضه تلقائياً.

وصف الوظيفة ضمان سير العمل الإداري واللوجستي في القسم الطبي بكفاءة وفعالية، من خلال تنسيق الأنشطة اليومية، إدارة المعلومات، دعم الفريق الطبي، والمساهمة في تنفيذ البرامج الصحية وفقاً لمعايير الجودة والسياسات الإنسانية والتنظيمية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• إدارة جدول أعمال المدير الطبي، بما يشمل تنظيم المواعيد والاجتماعات الداخلية والخارجية.
• التحضير لاجتماعات المدير الطبي، إعداد جداول الأعمال، تدوين المحاضر، ومتابعة تنفيذ القرارات.
• إعداد وصياغة المراسلات الإدارية والتقارير الدورية (شهرية/ربع سنوية) الخاصة بأنشطة القسم الطبي.
• تحديث وحفظ السجلات والملفات الورقية والإلكترونية بشكل منظم وآمن وسري.
• متابعة البريد الوارد والصادر وتوزيعه على الجهات المعنية.
• مراقبة احتياجات القسم من القرطاسية واللوازم المكتبية وتقديم طلبات الشراء إلى قسم اللوجستيات.
• التنسيق مع قسمي اللوجستيات والمشتريات لتأمين احتياجات البرامج الطبية (أدوية، معدات، مستهلكات طبية) ومتابعة أوامر الشراء والتسليم.
• المساعدة في تنظيم ترتيبات السفر للفريق الطبي.
• الإشراف على صيانة معدات المكتب الطبي والتنسيق مع الأقسام المختصة.
• جمع وتحليل البيانات الأولية من المنسقين الطبيين وإعداد مسودات تقارير الأنشطة.
• المساهمة في إعداد العروض التقديمية الخاصة بأداء القسم الطبي للشركاء أو المانحين.
• العمل كنقطة اتصال رئيسية بين القسم الطبي وباقي الأقسام (اللوجستيات، الموارد البشرية، المالية، البرامج).
• استقبال الزوار والجهات الخارجية وتقديم الدعم الإداري والمعلوماتي اللازم.
• الالتزام بسياسات المنظمة، بما في ذلك سياسات الحماية من الاستغلال والاعتداء الجنسي، ومكافحة الفساد والاحتيال.
• تطبيق مبادئ المساءلة تجاه المجتمعات المتضررة وضمان توفر قنوات التغذية الراجعة.
• المساهمة في خلق بيئة عمل آمنة وشاملة للجميع.
  
  

المؤهلات المطلوبة

• درجة بكالوريوس في إدارة الأعمال، الإدارة الصحية، الإدارة العامة، أو مجال ذي صلة.
• خبرة 2–4 سنوات في العمل الإداري، ويفضل في القطاع الصحي أو لدى منظمات محلية/دولية.
• إتقان اللغة العربية (قراءة وكتابة ومحادثة).
• إلمام جيد باللغة الإنجليزية (قراءة وكتابة ومحادثة).
  
  

المهارات

• مهارات تنظيمية: القدرة على ترتيب الأولويات وإدارة الوقت والتعامل مع مهام متعددة تحت الضغط.
• مهارات تقنية: إجادة متقدمة لتطبيقات Microsoft Office وخاصة Excel وWord وPowerPoint.
• مهارات تواصل: قدرة ممتازة على التواصل الشفهي والكتابي وبناء علاقات عمل فعّالة.
• الانتباه للتفاصيل: دقة عالية في إعداد التقارير والوثائق.
• حل المشكلات: المبادرة واقتراح حلول للتحديات اليومية.
• العمل ضمن فريق: القدرة على العمل بفعالية ضمن فريق متعدد التخصصات.
• فهم قضايا الخصوصية وأمن المعلومات.
• المرونة والتكيف مع الظروف المتغيرة وبيئات العمل الصعبة أحياناً.
• الالتزام التام بمدونة السلوك الخاصة بالمنظمة.
• الاستعداد للسفر الميداني عند الحاجة.