منسق المنطقة الوسطى

القسم: قسم العمليات

الموقع:  
المنطقة الوسطى ( حمص – حماه - اللاذقية)

ملاحظة: سيكون منسق المنطقة مسؤولاً عن الإشراف على المراكز من منظور إداري وتنسيقي، والإشراف على العمليات الإدارية والمالية واللوجستية ضمن منطقته المحددة.

ساعات العمل: دوام كامل – 40 ساعة أسبوعياً
المستوى الوظيفي: B2-4
يرفع تقاريره إلى: منسق التمكين الاقتصادي

المسؤوليات:  
الإشراف على مديري المراكز ونقاط الاتصال، إدارة العمليات الإدارية والمالية والموارد البشرية، تنسيق الأنشطة اللوجستية وإدارة الموارد، والعمل بشكل وثيق مع فرق المشروع وفرق المتابعة والتقييم (MEAL) لضمان دقة التقارير، التوثيق السليم، والتكامل الفعّال للعمليات عبر جميع المراكز في المنطقة.

ملخص الوظيفة  
منسق المنطقة مسؤول عن تمثيل منظمة DBW وإدارة العمليات الإدارية والمالية واللوجستية في المراكز ضمن المنطقة المحددة. يضمن المنسق تنفيذ السياسات والإجراءات، تنسيق الموارد والمشتريات، والإشراف على التقارير الدقيقة، مع دعم التخطيط التشغيلي ومراقبة الأداء للحفاظ على الانضباط المؤسسي والتنفيذ عالي الجودة.

المهام والمسؤوليات الأساسية

المسؤوليات الرئيسية:

• تمثيل منظمة DBW في المنطقة المحددة وتنسيق تطوير الشراكات المجتمعية مع الفرق المحلية ومنظمات المجتمع المدني والقطاع الخاص والمؤسسات الحكومية لتعزيز الحضور المؤسسي واستدامة عمل المراكز.
• إدارة وتنسيق الجوانب الإدارية والتنظيمية لعمليات المراكز في المنطقة، بما في ذلك تبسيط الإجراءات وتوحيد آليات العمل وضمان الالتزام بالسياسات واللوائح الداخلية المعتمدة.
• تنسيق والإشراف على العمليات اللوجستية للمراكز في المنطقة، بما في ذلك الإيجارات والمعدات والصيانة والمشتريات، وضمان جاهزية المرافق واستمرارية الأنشطة.
• مراقبة الاحتياجات التشغيلية والمالية للمراكز في المنطقة والتنسيق مع الفرق ذات الصلة لضمان توفر الموارد وإدارتها بشكل صحيح وفقاً للمعايير المالية ومتطلبات المانحين.
• مراقبة جودة تنفيذ الأنشطة من منظور إداري وتنظيمي، وتحديد المخاطر والتحديات التشغيلية في مرحلة مبكرة، وتقديم توصيات عملية لتحسين الكفاءة والأداء.
• تقديم الإشراف الإداري لمديري المراكز ونقاط الاتصال في المنطقة ودعمهم في التخطيط والتنظيم والمتابعة لتعزيز الانضباط المؤسسي وجودة التنفيذ.
  
  

المسؤوليات المحددة:

• تمثيل منظمة DBW في المنطقة أمام الشركاء المحليين والجهات الحكومية وضمان صورة مؤسسية موحدة في الاجتماعات والفعاليات الرسمية.
• تطوير وتنفيذ إجراءات تشغيلية موحدة للمراكز لضمان سير العمل المنظم وفقاً للسياسات الداخلية والمعايير التنظيمية.
• جدولة والإشراف على صيانة المرافق والمعدات وإدارة المخزون واللوازم التشغيلية لضمان الجاهزية واستمرارية الأنشطة.
• تنسيق الميزانيات التشغيلية وضمان الالتزام بالمعايير المالية ومتطلبات المانحين مع مراقبة الاستخدام الأمثل للموارد المالية واللوجستية.
• إعداد ومراجعة تقارير منتظمة حول الأداء الإداري والمالي والمخاطر التشغيلية وتقديم توصيات عملية لتحسين الكفاءة الإدارية والتشغيلية.
• مراقبة الأداء الإداري والمالي والفني لمديري المراكز ونقاط الاتصال وتقديم الدعم في التخطيط والتنظيم لضمان الانضباط المؤسسي والتنفيذ عالي الجودة.
• إعداد ومراجعة تقارير مالية ولوجستية وتقارير المشتريات بشكل منتظم لضمان الالتزام بالسياسات والمعايير الداخلية وتحسين عمليات المراكز.
  
  

ملاحظة: الوصف الوظيفي ليس شاملاً وقد يتم تعديل المهام من وقت لآخر وفقاً للظروف المتغيرة وبعد التشاور مع الموظف.

المتطلبات الدنيا

• شهادة جامعية في إدارة الأعمال أو الإدارة العامة أو إدارة المشاريع أو مجال ذي صلة بالتركيز الإداري والتنظيمي.
• خبرة عملية لا تقل عن 3–5 سنوات في التنسيق الإداري، الإشراف على الفرق، وإدارة العمليات اللوجستية والمالية.
• معرفة قوية باللوائح الإدارية السورية ومتطلبات التوثيق وممارسات الامتثال ذات الصلة بعمل المنظمات الدولية.
• خبرة متقدمة في إدارة البيانات والمعلومات، وحفظ السجلات للموظفين والموردين والمشرفين (ورقياً ورقمياً)، وإعداد تقارير إدارية ومالية ولوجستية.
• القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بمستوى عالٍ من المهنية.
• إتقان برامج Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)، مع خبرة إضافية في قواعد البيانات أو منصات إدارة المعلومات الرقمية تعتبر ميزة.
• مهارات تواصل ممتازة وقدرة على تقديم إرشادات إدارية واضحة وتسهيل جلسات تعريف الموظفين بالسياسات والإجراءات المؤسسية
• الطلاقة في اللغة العربية مع مهارات قوية في اللغة الإنجليزية كتابةً وشفهياً.
• مهارات تنظيم وإدارة وقت قوية، قادرة على إدارة أولويات متعددة، والحفاظ على سجلات دقيقة، والالتزام بالمواعيد النهائية في بيئات عمل ديناميكية.
• التزام كامل بالقيم الأساسية لمنظمة Door Beyond War: النزاهة، الشمول، المشاركة، وحماية المستفيدين.
  
  

مكان العمل  
تستند الوظيفة إلى أحد مراكز الشباب ضمن المحافظات التي يغطيها منسق المنطقة. سيقضي المنسق حوالي 50% من وقته في المكتب لإدارة المهام الإدارية والمالية والتنظيمية، و50% في الميدان لزيارة المراكز بشكل منتظم للإشراف على العمليات وضمان التوثيق السليم ومراقبة الامتثال والتنسيق مع الفرق الميدانية.
كما يتطلب الدور حضور اجتماعات الفريق في المكتب الرئيسي لـ DBW في حلب وقد يشمل المشاركة في اجتماعات خارجية أو دعم الأنشطة الإدارية والتشغيلية عبر المحافظات عند الحاجة.