منسق المنطقة الشمالية

وصف الوظيفة الإشراف على مشرفي المراكز ونقاط الاتصال، إدارة العمليات الإدارية والمالية والموارد البشرية، تنسيق الأنشطة اللوجستية وإدارة الموارد، والعمل بشكل وثيق مع فرق المشاريع وفرق المتابعة والتقييم (MEAL) لضمان دقة التقارير، التوثيق السليم، والتكامل الفعّال للعمليات عبر جميع المراكز في المنطقة.

ملخص الوظيفة

• مسؤول عن تمثيل منظمة DBW وإدارة العمليات الإدارية والمالية واللوجستية في المراكز ضمن المنطقة المكلّف بها.
• يضمن المنسق تنفيذ السياسات والإجراءات، تنسيق الموارد والمشتريات، والإشراف على التقارير الدقيقة، مع دعم التخطيط التشغيلي ومراقبة الأداء للحفاظ على الانضباط المؤسسي والتنفيذ عالي الجودة.

المسؤوليات الأساسية

• تمثيل منظمة DBW في المنطقة وتنسيق تطوير الشراكات المجتمعية مع الفرق المحلية، منظمات المجتمع المدني، القطاع الخاص، والمؤسسات الحكومية لتعزيز الحضور المؤسسي واستدامة عمل المراكز.
• إدارة وتنسيق الجوانب الإدارية والتنظيمية لعمليات المراكز، بما في ذلك تبسيط الإجراءات وتوحيد آليات العمل وضمان الالتزام بالسياسات الداخلية المعتمدة.
• تنسيق والإشراف على العمليات اللوجستية للمراكز، بما في ذلك الإيجارات، المعدات، الصيانة، والمشتريات لضمان جاهزية المرافق واستمرارية الأنشطة.
• متابعة الاحتياجات التشغيلية والمالية للمراكز والتنسيق مع الفرق ذات الصلة لضمان توفر الموارد وإدارتها بشكل صحيح وفقًا للمعايير المالية ومتطلبات المانحين.
• مراقبة جودة تنفيذ الأنشطة من منظور إداري وتنظيمي، وتحديد المخاطر والتحديات التشغيلية مبكرًا، وتقديم توصيات عملية لتحسين الكفاءة والأداء.
• تقديم الإشراف الإداري لمشرفي المراكز ونقاط الاتصال ودعمهم في التخطيط والتنظيم والمتابعة لتعزيز الانضباط المؤسسي وجودة التنفيذ.

مسؤوليات محددة

• تمثيل المنظمة أمام الشركاء المحليين والجهات الحكومية، وضمان صورة موحدة للمنظمة في الاجتماعات والفعاليات الرسمية.
• تطوير وتنفيذ إجراءات تشغيلية موحدة للمراكز لضمان سير العمل المنظم والالتزام بالسياسات والمعايير التنظيمية.
• جدولة والإشراف على صيانة المرافق والمعدات، وإدارة المخزون واللوازم التشغيلية لضمان الجاهزية واستمرارية الأنشطة.
• تنسيق الميزانيات التشغيلية وضمان الالتزام بالمعايير المالية ومتطلبات المانحين، ومراقبة الاستخدام الأمثل للموارد المالية واللوجستية.
• إعداد ومراجعة تقارير دورية عن الأداء الإداري والمالي والمخاطر التشغيلية، وتقديم توصيات قابلة للتنفيذ لتحسين الكفاءة.
• مراقبة الأداء الإداري والمالي والفني لمشرفي المراكز ونقاط الاتصال، وتقديم الدعم في التخطيط والتنظيم لضمان الانضباط المؤسسي والتنفيذ عالي الجودة.
• إعداد ومراجعة تقارير مالية ولوجستية ومشتريات بشكل منتظم لضمان الالتزام بالسياسات والمعايير الداخلية وتحسين عمليات المراكز.

المتطلبات الدنيا

• شهادة جامعية في إدارة الأعمال، الإدارة العامة، إدارة المشاريع أو مجال ذي صلة بالتركيز الإداري والتنظيمي.
• خبرة عملية لا تقل عن 3–5 سنوات في التنسيق الإداري، الإشراف على الفرق، وإدارة العمليات اللوجستية والمالية.
• معرفة قوية بالأنظمة الإدارية السورية ومتطلبات التوثيق والممارسات المتعلقة بعمل المنظمات الدولية.
• خبرة متقدمة في إدارة البيانات والمعلومات، وحفظ سجلات الموظفين والموردين والمشرفين (ورقية ورقمية)، وإعداد تقارير إدارية ومالية ولوجستية.
• القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بمستوى عالٍ من المهنية.
• إتقان برامج Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)، مع خبرة إضافية في قواعد البيانات أو منصات إدارة المعلومات الرقمية تعتبر ميزة.
• مهارات ممتازة في التواصل والعلاقات الشخصية، مع القدرة على تقديم إرشادات إدارية واضحة وتسهيل جلسات تعريف الموظفين بالسياسات والإجراءات المؤسسية.
• إجادة اللغة العربية بطلاقة، مع مهارات قوية في اللغة الإنجليزية كتابةً وشفهيًا.
• مهارات تنظيمية وإدارة وقت قوية، قادرة على إدارة أولويات متعددة، والحفاظ على سجلات دقيقة، والوفاء بالمواعيد النهائية في بيئات عمل ديناميكية.
• التزام كامل بالقيم الأساسية لمنظمة Door Beyond War: النزاهة، الشمول، المشاركة، وحماية المستفيدين.

مكان العمل

• يتمركز المنسق في أحد مراكز الشباب ضمن المحافظات المشمولة بالمنطقة (حلب، إدلب)
• يقضي حوالي 50% من وقته في المكتب لإدارة المهام الإدارية والمالية والتنظيمية، و50% في الميدان لزيارة المراكز والإشراف على العمليات وضمان التوثيق والمتابعة.
• يتطلب الدور حضور اجتماعات الفريق في المكتب الرئيسي بحلب، وقد يشمل المشاركة في اجتماعات خارجية أو دعم الأنشطة الإدارية والتشغيلية عبر المحافظات عند الحاجة.