مساعد إداري

MVT-Pu-00091

الموقع: دمشق – سوريا آخر يوم للتقديم: 22/04/2026

تنويه مهم: نظرًا للحاجة الملحّة لشغل هذا المنصب، ستتم المقابلات بشكل مباشر، وفي حال توفر المؤهلات والخبرات المناسبة سيتم التوظيف مباشرة دون انتظار نهاية الإعلان الوظيفي.

الهدف العام للوظيفة

يقدّم المساعد الإداري الدعم الإداري والكتابي لضمان سير العمل بكفاءة داخل المنظمة، إضافة إلى دعم فرق العلاقات العامة والبرامج من خلال إدارة المهام اليومية، وتنظيم الوثائق، وتسهيل التواصل بين الأقسام المختلفة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تقديم الدعم الإداري والكتابي العام للمدير المباشر وفريق العمل وبرامج المنظمة
• إدارة المراسلات (البريد الإلكتروني، المكالمات الهاتفية، الكتب الرسمية)
• تنظيم وحفظ الملفات والوثائق ورقياً وإلكترونياً
• تنسيق الاجتماعات، إعداد جداول الأعمال، وتدوين محاضر الاجتماعات
• دعم الجوانب اللوجستية للاجتماعات وورش العمل والفعاليات (حجز القاعات، تجهيز المواد...)
• إدارة طلبات القرطاسية ومتابعة المخزون المكتبي
• المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية والمراسلات الرسمية
• ضمان حفظ وأرشفة الوثائق وفق سياسات المنظمة
• دعم مهام الموارد البشرية مثل حفظ ملفات الموظفين ومتابعة الحضور
• التنسيق مع قسم المالية بخصوص الفواتير والمدفوعات الإدارية البسيطة
• استقبال الزوار وتقديم المعلومات العامة عن المنظمة

المؤهلات والمتطلبات

• شهادة بكالوريوس في إدارة الأعمال، العلاقات العامة أو مجال ذي صلة
• خبرة من 1 إلى 2 سنة في الأعمال الإدارية (ويُفضّل ضمن المنظمات غير الربحية)
• مهارات تنظيم وإدارة وقت عالية
• مهارات تواصل ممتازة (كتابية وشفوية)
• إجادة استخدام برامج Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
• القدرة على العمل على عدة مهام وتحديد الأولويات
• دقة عالية في العمل ومهارات حل المشكلات
• القدرة على العمل بشكل مستقل وضمن فريق

المهارات

• خبرة في القطاع الإنساني أو المنظمات غير الحكومية
• معرفة ببيئة المشاريع الممولة من الجهات المانحة وحملات التمويل الجماعي
• إلمام أساسي بإجراءات الموارد البشرية والمالية
• إجادة اللغة الإنجليزية (إضافة إلى العربية إن لزم)
• العمل الجماعي
• المرونة والقدرة على التكيف
• الحفاظ على السرية والمسؤولية