مسؤول المشتريات
وصف الوظيفة
يُعدّ مسؤول المشتريات واللوجستيات عضوًا أساسيًا في فريق جمعية تنظيم الأسرة السورية (SFPA) في سوريا، ويعمل تحت الإشراف المباشر لمدير العمليات. يقدّم المسؤول دعمًا لوجستيًا شاملًا لتنفيذ المشاريع، ويتولى الإشراف على جميع أنشطة المشتريات.
وبإشراف مباشر من مدير العمليات، يكون مسؤولًا عن التخطيط الفعّال ومتابعة عمليات الشراء الخاصة بمشاريع الجمعية، بالإضافة إلى إدارة العقود، والتوزيع، والسيطرة على المخزون الخاص بمواد وبرامج الجمعية.
كما تشمل مهامه معالجة المدفوعات، والتنسيق مع أصحاب المصلحة في البرامج، وإصدار طلبات الشراء الخاصة بالبرامج، وتتبع النفقات الخاصة بالمنح وإعداد التقارير المتعلقة بها، دعمًا لتحقيق أهداف خطة العمل وبما يتماشى مع أهداف واستراتيجية البرنامج وخطط التأهب والاستجابة للطوارئ.
المهام والمسؤوليات
أولًا: المشتريات
استراتيجية المشتريات والتخطيط
- تطوير وتنفيذ خطط وأهداف وأنشطة المشتريات بالتعاون والتشاور مع الفريق المعني، وضمان تسليم النتائج المخططة في الوقت المناسب.
- إجراء بحوث السوق لتحديد المورّدين الموثوقين والأسعار التنافسية.
- توفير المعلومات الدقيقة والتحليل البياني (بما في ذلك التحليل المالي) والوثائق اللازمة لدعم تحليل الوضع، والمساهمات القطاعية، وإعداد التقارير
إدارة المورّدين
- البحث عن المورّدين وتقييمهم بناءً على معايير الجودة والتكلفة والموثوقية.
- التفاوض على العقود والشروط والأحكام لضمان اتفاقيات مناسبة.
- بناء علاقات طويلة الأمد مع المورّدين الرئيسيين والحفاظ عليها.
- مراقبة أداء المورّدين وحل المشكلات عند ظهورها.
عمليات المشتريات
- الإشراف على دورة المشتريات بما في ذلك المناقصات والتقييمات وترسية العقود.
- ضمان الحصول على السلع والخدمات في الوقت المناسب لدعم العمليات.
- الحفاظ على مستويات مخزون مثالية وتحقيق التوازن بين العرض والطلب.
- إصدار طلبات الشراء الخاصة ببرامج الجمعية (SOs, PRs, ROs) ومتابعة عملية تسليم السلع والخدمات.
الامتثال وإدارة المخاطر
- ضمان التزام جميع أنشطة المشتريات بالقوانين والمعايير المؤسسية ومتطلبات الجهات المانحة.
- الحفاظ على سجلات دقيقة ووثائق كاملة لأغراض التدقيق.
- تحديد المخاطر المرتبطة بعمليات الشراء والعمل على الحد منها.
تنفيذ أي مهام أخرى تُسند إليه ضمن نطاق العمل.
ثانيًا: اللوجستيات
- ضمان فهم سياسات وإجراءات السفر الخاصة بالجمعية والالتزام بها.
- ضمان توفر آليات الرقابة والمتابعة لجميع الأصول اللوجستية مثل المركبات والمولدات والحواسيب وغيرها من المعدات التقنية، لضمان الكفاءة والصيانة الدورية.
- إدارة تنقلات الموظفين والتنسيق مع الزملاء والشركاء ومتعهدّي النقل حسب الحاجة.
- إعداد التقارير اللوجستية وتزويد فريق المالية والبرامج بالتحديثات الدورية.
- الحفاظ على جرد محدث لجميع الأصول في مكاتب وفروع الجمعية ومراكزها في سوريا.
- متابعة الشحنات والمواد المخزنة وتقديم الدعم اللازم لاستلامها وتسليمها في الوقت المحدد وبالجودة المطلوبة.
- الحفاظ على الجاهزية للطوارئ، وتقديم الدعم الفعّال في حالات الطوارئ بما يتماشى مع الالتزامات الأساسية في العمل الإنساني.
- دعم تسهيل ومتابعة جميع المراسلات (مثل رسائل التبرع) وضمان سير العمل بسلاسة.
- المساهمة في تطوير مواد التدريب ودعم متابعة عمليات الإدارة بما يشمل التوريد واللوجستيات والإدارة والمالية.
- تنفيذ أي مهام أخرى تُسند إليه ضمن نطاق العمل.
المؤهلات والمتطلبات
- درجة البكالوريوس في إدارة سلسلة الإمداد، أو إدارة الأعمال، أو أي مجال ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن 3 سنوات في المشتريات أو اللوجستيات أو إدارة سلسلة الإمداد، أو مجالات ذات صلة.
- مهارات قوية في التحليل وحل المشكلات.
- مهارات ممتازة في التفاوض والتواصل.
- معرفة شاملة بلوائح المشتريات وأفضل الممارسات.
- يُفضّل إجادة اللغة الإنجليزية.
- تعتبر الخبرة في لوائح المشتريات الحكومية أو التعامل مع جهات مانحة عامة أو خاصة ميزة إضافية.
طريقة التقديم
يرجى التقديم من خلال إرسال المستندات التالية:
- رسالة تغطية توضّح الخبرات والمهارات ذات الصلة والمتوافقة مع المتطلبات المذكورة أعلاه.
- السيرة الذاتية.
- قائمة بثلاثة مراجع (بما في ذلك مرجع واحد من صاحب العمل الحالي أو الأخير).
ملاحظة: سيتم التواصل فقط مع المرشحين المدرجين في القائمة القصيرة.
يُشجَّع بشدة تقديم الطلبات من المرشحات الإناث.
فرص العمل