مساعد مشتريات

مكان العمل دير الزور وريفها (Deir ez-Zor)

التقارير إلى (منصب المدير المباشر)

مسؤول المشتريات / Procurement Officer

الهدف من الوظيفة

دعم العمليات الشرائية للمنظمة في منطقة دير الزور وريفها، من خلال إدارة دورة الشراء الكاملة بدءاً من استلام طلبات عروض الأسعار حتى التسليم والتنسيق مع الموردين المحليين وفرق المشاريع، مع ضمان الالتزام بسياسات المشتريات الإنسانية ومبادئ الشفافية والمنافسة العادلة ومتطلبات الجهات المانحة.

المهام والمسؤوليات

• إعداد طلبات عروض الأسعار (RFQ) والتواصل مع الموردين المحليين وجمع عروضهم وضمان الحصول على الحد الأدنى المطلوب من العروض وفق سياسة المشتريات.
• إعداد جداول مقارنة الأسعار (Bid Analysis) بدقة وموضوعية، ورفعها مع التوصية المناسبة للمسؤول المباشر لاتخاذ قرار الترسية.
• إعداد أوامر الشراء (PO) ومتابعتها مع الموردين وتنسيق عمليات التسليم مع المستودع وفرق المشاريع وضمان التوثيق الكامل لكل مرحلة.
• بناء قاعدة بيانات الموردين المحليين وتحديثها بانتظام، بما يشمل تقييم أدائهم ومدى التزامهم بالمواصفات والمواعيد.
• أرشفة ملفات الشراء الكاملة (PR، عروض الأسعار، Bid Analysis، PO، فواتير الاستلام) وفق متطلبات المنظمة والجهات المانحة وضمان جاهزيتها للتدقيق في أي وقت.
• الالتزام الكامل بسياسات المشتريات الإنسانية ومبادئ الشفافية وعدم التضارب في المصالح، والإبلاغ الفوري عن أي ممارسات غير نظامية أو محاولات تأثير على قرارات الشراء.

متطلبات الوظيفة

• الشهادة الثانوية كحدّ أدنى، ويُفضّل حاملي شهادة المعهد المتوسط أو الإجازة الجامعية في تخصصات إدارية أو مالية أو لوجستية.
• خبرة عملية لا تقل عن سنة في المشتريات أو الأعمال الإدارية أو المالية، ويُفضّل من سبق له العمل مع منظمات إنسانية في مجال المشتريات.
• معرفة جيدة بأسواق التوريد المحلية في منطقة دير الزور وريفها والموردين الرئيسيين فيها.
• مهارات تواصل وتفاوض قوية مع الموردين، والقدرة على التحقق من جودة البضائع والمواصفات المطلوبة.
• إتقان Microsoft Office وخاصة Excel لإعداد جداول مقارنة الأسعار والتقارير الشرائية، والدقة في التوثيق والأرشفة.
• القدرة على العمل تحت ضغط المواعيد والاهتمام بالتفاصيل، ويُفضّل وجود رخصة قيادة للتنقل لزيارة الموردين ونقاط التسليم.

متطلبات إضافية

• الإقامة في منطقة دير الزور أو القدرة على الوصول اليومي إلى موقع العمل.
• الاستعداد للعمل خارج أوقات الدوام الرسمي في حالات الطوارئ الشرائية وعند اقتراب مواعيد إغلاق المشاريع.
• الالتزام بقيم وسياسات المنظمة وأخلاقيات العمل الإنساني، ومبادئ الشفافية وعدم التضارب في المصالح في جميع قرارات الشراء.
• الالتزام بسياسات الحماية من الاستغلال والانتهاك الجنسي (PSEA).
• الالتزام بسياسات حماية البيانات وسرية المعلومات.