مدير مشتريات

المنظمة / الهيئة: بطريركية أنطاكيا وسائر المشرق للسريان الأرثوذكس - هيئة مار افرام السرياني البطريركية للتنمية

رمز الشاغر: 26\134

القسم: المشتريات

مكان العمل: محافظة الحسكة، مدينة الحسكة (يجب أن يكون المتقدم مقيم في مدينة الحسكة حصراً)

نوع العقد ومدته: دوام كامل / وفق مدة العقد (4 أشهر ونصف)

عدد الموظفون للشاغر: 1

المهام والواجبات الأساسية:

• تطوير والإشراف على تنفيذ خطط المشتريات لجميع البرامج، بما يضمن توافقها مع سياسة المشتريات.
• الإشراف على مرحلة تخطيط المشتريات لتوقع وتهيئة احتياجات الشراء عبر جميع البرامج.
• الإشراف على إعداد وثائق المشتريات.
• الإشراف على ترشيح لجنة التقييم.
• الإشراف على عمليات التقييم لضمان الشفافية والعدالة وتحقيق أفضل قيمة مقابل المال في جميع قرارات الشراء.
• مراجعة واعتماد وثائق المشتريات قبل الحصول على الموافقة النهائية من المقر الرئيسي.
• الاحتفاظ بأرشيف خطة المشتريات.
• الإشراف على التنسيق بين فرق المشتريات والبرامج والمالية والشركاء لضمان توافق المشتريات مع خطط عمل المشاريع.
• المشاركة في اجتماعات الإدارة لتقديم رؤى وتحديثات حول المشتريات.
• العمل كنقطة اتصال للمشتريات مع الشركاء.
• تقديم أي دعم فني مطلوب لفريق المشتريات.
• اقترحات تحسينات استراتيجية على عمليات المشتريات بما يتماشى مع سياسة المشتريات.
• الحفاظ على قاعدة بيانات محدثة للموردين من خلال عمليات التأهيل المسبق والعناية الواجبة والتقييم الدوري.
• العمل على توسيع قاعدة الموردين لتشمل الموردين المحليين لدعم الاقتصاد المحلي وتقليل التكاليف.
• فرض إجراءات تصحيحية على الموردين في حالة عدم الالتزام.
• ضمان حل شكاوى الموردين في الوقت المناسب وضمان التواصل الشفاف معهم.
• التأكد من أن جميع عقود المشتريات تتضمن الشروط المناسبة المتعلقة بالأخلاقيات والحماية والامتثال.
• التفاوض مع الموردين لتحقيق أفضل الشروط من حيث السعر، الجودة، الدفع، والضمان.
• ضمان أن جميع ملفات المشتريات مكتملة وقابلة للتبع وجاهزة للتدقيق.
• التأكد من تنظيم وحفظ النسخ الإلكترونية والورقية لسجلات المشتريات بشكل صحيح.
• دعم عمليات التدقيق الداخلية والخارجية من خلال إعداد الوثائق والرد على الملاحظات.
• الحفاظ على بيئة رقابية داخلية قوية لمنع الاحتيال وتضارب المصالح وعدم الامتثال.
• تحديد نقاط الضعف أو المخاطر في عمليات المشتريات واقتراح الإجراءات التصحيحية.
• ضمان أن جميع عمليات الشراء متوافقة مع سياسة المنظمة، القوانين السورية، متطلبات المانح.
• الإشراف على موظفي المشتريات وتوجيههم عبر برامج المنظمة لبناء قدرات فنية قوية.
• تنظيم جلسات تدريب وورش عمل للموظفين حول إجراءات المشتريات والامتثال عند الحاجة.
• تعزيز ممارسات المشتريات الأخلاقية وثقافة الشفافية والمساءلة داخل الفريق.
• ضمان التطوير المهني المستمر لموظفي المشتريات من خلال التغذية الراجعة والتدريب وتقييم الأداء.

الخبرات والمؤهلات المطلوبة:

• الحاصلين على (ماجستير ، بكالوريوس في الاقتصاد ، المحاسبة ، إدارة سلسلة التوريد ، إدارة الأعمال ، إدارة الأعمال ، الخدمات اللوجستية وأي مجالات ذات صلة).
• خبرة لا تقل عن 4 سنوات في مجال التوريد والمشتريات بما في ذلك سنتان في العمل الإنساني.
• خبرة في إدارة العقود والمناقصات وتحليل السوق والأسعار.
• اتقان استخدام الحاسوب وبرامج MS Office.
• القدرة على إعداد التقارير السردية بكافة أنواعها.
• اتقان العمل والمراسلات عبر البريد الالكتروني.
• على دراية كافية بإعداد طلبات الشراء للمبادرات ومتابعتها.
• خبرة في التعامل مع أصحاب المحلات والتجار.
• اطلاع وفهم جيد لإطار عمل المشتريات الخاص بالمانحين.

مهارات أخرى:

• مهارة في إدارة وتنظيم الوقت.
• مهارات تواصل عالية وفعالة.
• مهارة قيادية وتفاوضية.
• القدرة على تحمل ضغط العمل وتنظيمه.
• المرونة والتكيف مع الاحتياجات المتغيرة في بيئة العمل.
• مهارة حل المشكلات والقدرة على اتخاذ القرارات.

شروط إضافية:

• حرية التنقل بالنسبة للذكور.