مسؤول/ة الإدارة واللوجستيات Admin and Logistics Officer

تم الانتهاء من التقديم على هذه الفرصة وهي لم تعد متاحة الآن

من هي مدنية؟

مدنية (Madaniya) هي شبكة تضم أكثر من 250 منظمة عضواً تعمل لاستعادة الفاعلية السياسية داخل المجال المدني السوري.

ملخص الوظيفة
سيكون مسؤول/ة الإدارة واللوجستيات مسؤولاً بشكل مباشر أمام مدير العمليات والمالية والموارد البشرية، وسيعمل بالتنسيق الوثيق مع مدير البرامج لضمان توفير الدعم اللوجستي والإداري الفعال لأنشطة البرنامج.

الواجبات والمسؤوليات والمهام

المشتريات واللوجستيات

دعم الترتيبات اللوجستية للفعاليات والتدريبات وأنشطة البرنامج.
الاستجابة لطلبات المشتريات واللوجستيات المتعلقة باللوازم والمواد والخدمات.
التأكد من استكمال وتوثيق جميع طلبات المشتريات بدقة، بما في ذلك طلبات الشراء (PRs)، وأوامر الشراء (POs)، وعروض الأسعار، وتحليل العطاءات، والفواتير، وتقارير التسليم، وذلك امتثالاً للوائح المنظمة.
الحفاظ على نظام لتتبع طلبات المشتريات المفتوحة والمغلقة، لضمان الشفافية والمعالجة في الوقت المناسب.
الحفاظ على قاعدة بيانات للموردين ومقدمي الخدمات الموثوق بهم وتحديثها بانتظام.
الإبلاغ عن أي تأخيرات في عملية الشراء واقتراح الحلول بالتنسيق مع فريق "مدنية".
دعم خطط سفر الموظفين داخل سوريا بالتنسيق مع أعضاء الفريق المعنيين.
إجراء فحوصات دورية للمرافق في المقر الرئيسي لـ "مدنية" وتنسيق خدمات الصيانة حسب الحاجة.

الإدارة والمالية

معالجة وإدارة السلف النقدية والتسويات المالية (Liquidations)، وضمان دقة الوثائق المالية (الفواتير، أسعار الصرف، إلخ) وفقاً لسياسات "مدنية".
الحفاظ على نظام فعال لتتبع جرد المعدات واللوازم، والإبلاغ فوراً عن أي فقدان أو تلف.
الإشراف على استخدام المقر الرئيسي لـ "مدنية" أثناء الفعاليات وورش العمل، وضمان تجهيز وتزويد الأماكن بشكل مناسب.
دعم المنظمات المستضافة في تنفيذ فعالياتها من خلال تنسيق اللوجستيات، والتواصل مع البائعين ومقدمي الخدمات، والإشراف على الدعم الخاص بشؤون النظافة والصيانة (بما في ذلك إدارة كشوف الدوام/Timesheets)، والتأكد من اتباع جميع إجراءات السلامة والأمن.
سيكون المسؤول/ة أيضاً مسؤولاً عن تسجيل وحفظ سجلات حضور دقيقة لجميع الفعاليات والاجتماعات التي تنظمها أو تستضيفها "مدنية".

إعداد التقارير والتنسيق

تقديم تحديثات منتظمة للمشرف حول شؤون المشتريات واللوجستيات والمالية والإدارية من خلال الإحاطات والتقارير.
دعم المهام الأخرى المطلوبة لضمان سلاسة العمليات واللوجستيات الخاصة بالبرنامج.

التعليم والخبرة

يُفضّل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو العلوم الاجتماعية أو اللوجستيات أو أي مجال ذي صلة.
مطلوب خبرة لا تقل عن 3-5 سنوات ذات صلة بالعمل مع المنظمات غير الحكومية الإنسانية، ويُفضّل أن تكون في دور مماثل لتنسيق الشؤون الإدارية واللوجستية.

المهارات المطلوبة

إتقان اللغتين العربية والإنجليزية، كتابةً ومحادثةً.
اهتمام ممتاز بالتفاصيل ومعايير عالية من الدقة.
مهارات قوية في التنظيم وإدارة الوقت، مع مرونة في التعلم وتولي مهام جديدة.
القدرة على العمل بشكل جيد تحت الضغط، والوفاء بالمواعيد النهائية، وإدارة مهام متعددة في وقت واحد.
امتلاك سلوك إيجابي ومهني، مع روح عمل جماعي قوية.
إتقان استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, Outlook) وأدوات إدارة المخزون.
إلمام جيد بالتطبيقات السحابية وتطبيقات مشاركة البيانات (مثل Google Drive, Dropbox).
مهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين والتواصل الشفوي.
القدرة على تطوير وتنفيذ أدوات لمراقبة المركبات/النقل.

تعليمات التقديم

للتقدم للوظيفة، يُرجى إرسال رسالة تغطية (Cover Letter) مع السيرة الذاتية (CV)، تذكر فيها خبراتك ومهاراتك ذات الصلة إلى البريد الإلكتروني: [email protected].

يُرجى التأكد من إرسال السيرة الذاتية ورسالة التغطية كملفات بصيغة PDF وعنونتها بـ "الاسم - رسالة التغطية" و "الاسم - السيرة الذاتية"، ووضع عنوان البريد الإلكتروني "Madaniya – Admin and Logistics Officer" في سطر الموضوع.

الموعد النهائي لتقديم الطلبات هو 12 تشرين الأول/أكتوبر 2025.