مساعد سلسلة التوريد

المهام والمسؤوليات:

الدعم الإداري:

• الحفاظ على سجلات سلسلة التوريد وتنظيمها، بما في ذلك العقود وطلبات الشراء وأوامر الشراء وإيصالات الاستلام.
• ضمان حفظ وأرشفة جميع مستندات سلسلة التوريد بشكل صحيح، رقمياً وورقياً.
• المساعدة في إعداد التقارير، ومحاضر الاجتماعات، والتواصل الداخلي المتعلق بأنشطة سلسلة التوريد.
• ضمان امتثال جميع مستندات سلسلة التوريد لسياسات المنظمة ومتطلبات الجهات المانحة.
• التنسيق مع الموردين والبائعين لمتابعة الطلبات وجداول التسليم.
• التنسيق مع الإدارات الداخلية لضمان سير عمليات سلسلة التوريد بسلاسة.

دعم المشتريات:

• المساعدة في جمع العروض والعطاءات من الموردين وفقاً لسياسات الشراء.
• دعم إعداد ومعالجة أوامر الشراء والمستندات ذات الصلة.
• متابعة تحديث حالة المشتريات ومشاركة التحديثات مع الأقسام ذات الصلة.

الدعم اللوجستي:

• المساعدة في مراقبة استخدام المركبات واستهلاك الوقود لضمان الكفاءة والامتثال للسياسات.
• دعم تتبع وتوثيق استخدام المولدات، واستهلاك الوقود، وجدولة الصيانة.
• المساعدة في تنسيق عمليات نقل وتسليم المستلزمات والمواد.
• ضمان التحقق الصحيح من فواتير الموردين وإرسالها لمعالجة الدفع.
• المساعدة في تنسيق نقل اللوازم المكتبية والمعدات والأصول الأخرى.

المهارات والمؤهلات والخبرات:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة سلسلة التوريد أو اللوجستيات أو أي مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 1-2 سنوات في الإدارة أو المشتريات أو اللوجستيات أو عمليات سلسلة التوريد.
• مهارات تنظيمية وإدارية قوية مع الاهتمام بالتفاصيل.
• إجادة استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (Excel, Word, Outlook).
• مهارات اتصال وتنسيق جيدة.
• القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة مهام متعددة.
• الإلمام بسياسات الشراء والخدمات اللوجستية وإدارة المستودعات يُعتبر ميزة إضافية.
• معرفة بالممارسات الإنسانية وممارسات سلسلة التوريد في المنظمات غير الحكومية يُعتبر إضافة.

الكفاءات الأساسية:

• مهارات تحليلية وحل المشكلات.
• مستوى عالٍ من الدقة والاهتمام بالتفاصيل.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.
• السلوك المهني والأخلاقي.
• إدارة الوقت بفعالية والقدرة على تحديد الأولويات.

اللغات المطلوبة:
إجادة كاملة للغة العربية وإجادة اللغة الإنجليزية تحدثاً وكتابة بمستوى B1 على الأقل.

تنويه الاستعداد للعمل في عدة أماكن مختلفة ولساعات إضافية