مساعد لوجستي

المسمى الوظيفي: مساعد لوجستي ميداني المدير المباشر: المسؤول اللوجستي الأول

الغرض من الوظيفة: تهدف هذه الوظيفة إلى المساعدة في جميع العمليات اللوجستية بالتنسيق مع مدير المركز والمسؤول اللوجستي الأول، بما في ذلك إعداد التقارير المتعلقة بالأنشطة التي يقوم بها شاغل المنصب لمديره المباشر في القسم اللوجستي حول حالة العمل والمشاكل التي تواجه العمليات.

المهام والمسؤوليات:

• رفع التقارير المتعلقة بالأنشطة إلى المدير المباشر في القسم اللوجستي عن حالة العمل والمشاكل التي تواجه العمليات.
• الاستجابة للطلبات اللوجستية وتأمين المشتريات كاللوازم والمواد الخاصة بالمركز وأنشطة المشاريع.
• تنفيذ سياسات وإجراءات القسم اللوجستي وخطط المشاريع الموضوعة في عمليات الشراء الميدانية.
• اتباع إجراءات دقيقة وشفافة في تأمين المواد والمستلزمات لضمان أن عملية الشراء كاملة، حقيقية، قانونية وموثقة.
• التأكد من اكتمال كافة طلبات الشراء واحتوائها على جميع المعلومات المطلوبة (مرفقة بطلبات الشراء، عروض أسعار، فواتير، تقارير استلام وتسليم).
• تأمين وتدقيق وجود كافة الوثائق والمستندات والمعلومات اللوجستية للعمليات الميدانية المنفذة على الأرض وأرشفتها.
  
  
• التأكد من نوعية وكمية وجودة المواد عند الاستلام وخلال النقل والتخزين.
  
  
• أرشفة عمليات الشراء على الدرايف واستكمال جداول تتبع الطلبات المفتوحة مقابل الطلبات المغلقة.
• دراسة السوق بشكل مستمر لتقييم جدوى المشتريات وإبلاغ الإدارة عن تطورات السوق والقضايا ذات الصلة.
• التفاوض بشأن الأسعار والشروط مع وكلاء الموردين والبائعين.
• رصد أداء الموردين لتقييم قدرتهم على تلبية متطلبات الجودة.
• تتبع حركة الأصول وتسجيلها ضمن جداول التتبع الخاصة بها.
• وضع نظام جرد فعال للمواد المخزنة والمشتراة، بما في ذلك المعدات المكتبية، والإبلاغ عن أي خسارة أو ضرر.
• تنفيذ عمليات تفتيش روتينية للتأكد من أن مرافق المركز بحالة جيدة للاستخدام وتأمين خدمات الصيانة عند الحاجة.
• متابعة استخدام وصرف المواد مع الأشخاص المسؤولين عنها والإبلاغ مسبقاً عن المواد المطلوب صرفها.
• متابعة حركة الآليات وتنسيقها وتنظيمها ضمن جداول الحركة الخاصة بها.
• بالتنسيق مع المسؤول اللوجستي الأول، تقديم جميع المعلومات اللازمة لإنشاء وإدارة قائمة الموردين الموافق عليهم وفق سياسات المنظمة والتأكد من تحديثها بشكل دوري.
• التنسيق مع المسؤول اللوجستي الأول قبل انتهاء فترة عقود الشراء من أجل تجديدها عند اللزوم.
• التنسيق مع الإدارة المالية لصرف قيمة عقود الشراء في الأوقات المتفق عليها مع الموردين.
• التقيد بإجراءات السلامة في جميع الأوقات والمساهمة في بناء ثقافة قوية لدى الموظفين في المركز والمشاريع.
• التأكد من أن جميع الوثائق المالية ذات الصلة مكتملة بدقة ومقدمة كما هو مطلوب من قبل المانحين وسياسات المنظمة.
• تنفيذ أي مهام أخرى توكل من قبل المسؤول اللوجستي الأول.
  
  

المؤهلات والخبرات المطلوبة:

• درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة.
• مستوى جيد في اللغة الإنجليزية.
• مستوى متقدم في مهارات الحاسب.
• خبرة لا تقل عن سنتين في العمل اللوجستي في المنظمات غير الحكومية.
• مهارات تنظيمية وتخطيطية متطورة.
• إمكانية العمل بشكل مستقل مع أقل قدر من الإشراف.
• القدرة على تحمل ضغط العمل والاستعداد للعمل لساعات إضافية عند الضرورة.
• الحفاظ على أعلى مستويات السرية فيما يتعلق بالمعلومات والبيانات.