مساعد قانوني ومنسق علاقات حكومية
الهدف من الوظيفة :
يقدّم مساعد التنسيق التنفيذي دعمًا مباشرًا للمدير التنفيذي، مع تركيز أساسي على التنسيق القانوني والربط المؤسسي بين المنظمة والجهات الحكومية ذات الصلة.ويعمل شاغل الوظيفة كنقطة اتصال رئيسية لمتابعة المتطلبات القانونية الخاصة بالمنظمات غير الحكومية، بما في ذلك التسجيلات، والتصاريح، والموافقات، والوثائق الرسمية، بما يضمن الامتثال الكامل للقوانين والأنظمة والسياسات المعمول بها كما يدعم الدور إعداد وتنسيق وتقديم ومتابعة المستندات القانونية والتنظيمية، ويسهّل التواصل الفعّال بين الإدارة العليا، والأقسام الداخلية، والمستشارين القانونيين، والجهات الحكومية
المهام و المسؤوليات:
أولًا: التنسيق القانوني والعلاقات الحكومية
- العمل كنقطة الاتصال الرئيسية بين المنظمة والجهات الحكومية والوزارات والهيئات الرسمية ذات الصلة.
- متابعة جميع المتطلبات القانونية والتنظيمية والإدارية المتعلقة بعمل المنظمة.
- تنسيق إعداد وتقديم ومتابعة الطلبات الرسمية والتصاريح والتراخيص والتسجيلات والموافقات اللازمة لتنفيذ أنشطة المنظمة.
- الحفاظ على تواصل منتظم مع الجهات الرسمية لضمان سرعة الاستجابة والالتزام بالإجراءات المعتمدة.
ثانيًا: دعم الوثائق القانونية والامتثال
- دعم إعداد وتجميع وتنظيم الملفات القانونية، بما في ذلك ملفات تسجيل المنظمة، والتصاريح، والتفويضات، والمراسلات الرسمية.
- تتبع حالة الطلبات القانونية والموافقات والتجديدات، والحفاظ على سجلات واضحة بالمواعيد النهائية والنتائج.
- ضمان الأرشفة السليمة، والتحكم في النسخ، والحفاظ على سرية جميع الوثائق القانونية والمتعلقة بالامتثال.
- دعم التنسيق مع المستشارين القانونيين والمحامين عند الحاجة.
ثالثًا: الدعم التنفيذي والمؤسسي
- دعم المدير التنفيذي في جميع المسائل القانونية والتنسيقية ذات الطابع المؤسسي.
- إعداد ملخصات وملاحظات متابعة وجداول تتبع تتعلق بالالتزامات القانونية والتواصل مع الجهات الرسمية.
- المساهمة في إعداد الكتب الرسمية والردود والمخاطبات الموجهة إلى الجهات الحكومية.
رابعًا: التنسيق الداخلي
- التنسيق مع الأقسام الداخلية (الموارد البشرية، المالية، البرامج، اللوجستيات) لجمع الوثائق والمعلومات المطلوبة للتقديمات القانونية والرسمية.
- المتابعة الداخلية لضمان الالتزام بالإجراءات المعتمدة والمتطلبات التنظيمية.
خامسًا: المتابعة والرصد
- إنشاء وصيانة أنظمة تتبع للتصاريح والموافقات والتراخيص وأذونات العمل والمواعيد القانونية.
- ضمان تجديد جميع الوثائق القانونية والتنظيمية في الوقت المناسب لضمان استمرارية عمل المنظمة.
- رفع أي تأخير أو مخاطر أو ثغرات امتثال إلى المدير التنفيذي بشكل فوري.
مسؤوليات اضافية: المهام والمسؤوليات المذكورة أعلاه إرشادية وليست حصرية، ويجوز تكليف شاغل الوظيفة بمهام إضافية مستقبلًا وفقًا لاحتياجات العمل وبناءً على طلب الإدارة.
المتطلبات الأساسية:
- شهادة بكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة العامة، أو العلاقات الدولية، أو القانون (غير ممارس)، أو أي تخصص ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن سنة واحدة في أعمال التنسيق أو الربط أو الدعم الإداري أو التنفيذي.
- إجادة اللغة العربية قراءةً وكتابةً، مع إلمام جيد باللغة الإنجليزية.
- مهارات تنظيم وتواصل عالية.
- القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بمهنية تامة.
المتطابات المفضلة:
- خبرة سابقة في العمل مع المنظمات غير الحكومية أو الإنسانية.
- إلمام بالتنسيق مع المانحين أو دعم الإدارة العليا.
- خبرة في الوثائق القانونية أو وثائق الامتثال والحوكمة.
- خبرة سابقة في العمل في مدينة حلب أو في بيئات مشابهة.
الكفاءات التقنية:
- إتقان استخدام برامج Microsoft Office (Word، Excel، Outlook).
- القدرة على صياغة رسائل بريد إلكتروني وخطابات وملخصات رسمية.
- مهارات أساسية في إعداد التقارير والتوثيق.
- الإلمام بأنظمة الأرشفة وأدوات التنسيق.
فرص العمل