مسؤول مشتريات

مسؤول مشتريات (Procurement Officer)معلومات الوظيفة

• الجهة المعلنة: الجمعية الطبية السورية الأمريكية (SAMS).
• القسم: سلسلة التوريد (Supply Chain).
• المدير المباشر الإداري: مدير المشروع.
• المدير المباشر التقني: مسؤول المشتريات (Supply Chain Officer).
• المسؤول عن مرؤوسين: لا يوجد (N/A).
• الموقع: دير الزور.
• مواصفات وظروف العمل: إداري متنقل بين مرافق ومواقع المشروع الميدانية المختلفة.

تفاصيل العقد والدوام

• عدد الشواغر: 1.
• طبيعة الدوام: إداري (40 ساعة عمل أسبوعياً).
• طبيعة العقد: مؤقت.
• آخر موعد لاستلام الطلبات: 20 أيار (May) 2026.

ملخص عن الوظيفة

يتحمل مسؤول المشتريات المسؤولية الكاملة عن دعم وإدارة جميع الأنشطة والعمليات المتعلقة بالمشتريات وسلسلة التوريد تحت نظام استدراج عروض الأسعار (RFQ) والشراء المباشر، بما في ذلك المتابعة الحثيثة لعمليات تسليم وتوريد المواد إلى المكاتب والمستودعات الميدانية التابعة للمنظمة وضمان سيرها بكفاءة ونزاهة.

المتطلبات الرئيسية والتحصيل العلمي

• التحصيل العلمي: درجة البكالوريوس أو شهادة معهد متوسط في المحاسبة، أو إدارة الأعمال، أو أي مجال ذي صلة.
• عدد سنوات الخبرة: سنة واحدة على الأقل كحد أدنى.
• طبيعة الخبرة اللازمة: خبرة عملية مثبتة لا تقل عن سنة في مجال المشتريات والعمليات اللوجستية، ويفضل ضمن قطاع المنظمات الإنسانية وغير الحكومية.

المهارات واللغات المطلوبة

• اللغات: * اللغة العربية: هي اللغة الأم (بمستوى طلاقة تامة).
  • اللغة الإنجليزية: بمستوى جيد جداً (قراءة، كتابة، وتواصلاً).
• المهارات الفنية والتقنية: * معرفة ممتازة وإجادة تامة لبرامج مايكروسوفت أوفيس (وخاصة برنامج إكسل Excel).
  • الإلمام الكامل بالأنظمة الإلكترونية وقواعد البيانات الخاصة بالمشتريات وتتبع الطلبات.
• المهارات الشخصية والسلوكية:
  • مهارات تنظيمية وإدارية رفيعة القدرة على حفظ السجلات والأرشفة بدقة متناهية.
  • مهارات تواصل وتفاوض متميزة، والقدرة على بناء علاقات عمل قوية مع الموردين.
  • الدقة العالية والانتباه الشديد للتفاصيل في التوثيق ومراجعة الفواتير وتحليل العطاءات.
  • القدرة على إدارة مهام متعددة في آن واحد، والالتزام الصارم بالمواعيد النهائية.
  • مرونة عالية وقدرة على العمل تحت الضغط، والحفاظ على الكفاءة في حالات الطوارئ.
  • مهارات أساسية في تحليل السوق وفهم حركة الأسعار والتنسيق الفعال.

المهام والمسؤوليات التفصيلية

1. إدارة عمليات الشراء والعطاءات:

• تأمين الاحتياجات العامة للمشتريات وفقاً لإرشادات المانحين الصارمة والقوانين السورية ذات الصلة المعمول بها.
• العمل بشكل وثيق ومشترك مع أقسام المنح والمشاريع لتنسيق وتحديد احتياجات المشتريات المستقبلية والحالية.
• إعداد طلبات عروض الأسعار (RFQs)، وصياغة كراسات العطاءات، وتنظيم كافة الوثائق الرسمية المتعلقة بالعطاءات الخاصة بالسلع والخدمات.
• الحصول على عروض الأسعار من الموردين، والعمل كـ "نقطة الاتصال الرئيسية" والمحورية للتواصل المستمر معهم.
• ضمان استلام جميع العطاءات والملفات المقفلة قبل الموعد النهائي المحدد، والتأكد من استيفاء كافة الوثائق والمعلومات المطلوبة من الموردين.
• التحقق من توافق جميع العطاءات والعقود مع القوانين والأنظمة والسياسات الداخلية للمنظمة.
• إعداد وثائق تحليل العطاءات الشاملة (Bid Analysis)، وإرسال كافة التقارير والمعلومات ذات الصلة إلى المكتب الإقليمي لاعتمادها.
• المساعدة في اختيار المعدات الطبية والمواد الاستهلاكية بناءً على المعايير والخاصيات المحددة من قبل المستشارين الفنيين في سامز، بما في ذلك (الجودة، نطاق الأسعار، بلد المنشأ، والمواصفات التجارية).

2. التوثيق، الأرشفة، والامتثال المالي:

• التأكد من أن جميع وثائق، ملفات، وسجلات المشتريات لكل عملية شراء مكتملة تماماً، وصحيحة، ومتوافقة مع سياسة المشتريات الخاصة بـ SAMS.
• الاحتفاظ بسجلات دقيقة وتحديث بيانات وأسعار المشتريات أولاً بأول في النظام الإلكتروني.
• العمل والتنسيق المشترك مع فريقي المالية والمنح لضمان دقة كافة الوثائق المطلوبة لتقارير المنح المالية، ويشمل ذلك (الفواتير، الإيصالات الموقعة، مستندات الشحن والنقل، وفحوصات الامتثال لمكافحة الإرهاب)، والتأكد من أرشفة هذه الملفات وحفظها رقمياً وورقياً بشكل صحيح وآمن لأغراض التدقيق.

3. تتبع الطلبات، الجرد، وإدارة الأصول:

• تحديث جدول تتبع طلبات الشراء (PR tracking sheet) بشكل دوري ومنتظم، والتحقق من دقة وصحة كافة البيانات الواردة فيه.
• تتبع أوامر الشراء الصادرة والمتابعة الحثيثة والمستمرة مع الموردين لضمان تسليم المواد والخدمات في الوقت والمكان المحددين.
• تحديث قائمة الأصول والمخزون الخاصة بالمنظمة بشكل دوري، وإجراء عمليات الفحص والجرود الفعلية في المستودعات والمرافق.
• إعداد النماذج والوثائق الرسمية الخاصة بالتبرع بالأصول أو التخلص من المعدات التالفة أو المتبرع بها وفق الأصول الإدارية.
• مراقبة ومتابعة جميع اتفاقيات الشراء طويلة الأجل (LTAs) وعقود الموردين والبائعين الآخرين، وإبلاغ الإدارة العليا بتواريخ تجديدها أو أي مستجدات حولها.

4. الدعم اللوجستي وإدارة العمليات المكتبية:

• ضمان عمل المكتب وإجراء فحص دوري للمعدات المكتبية وأجهزة تكنولوجيا المعلومات والشبكات لضمان كفاءتها التشغيلية المستمرة.
• إجراء فحص دوري ومتابعة مستمرة لرصيد الكهرباء والإنترنت والخدمات العامة للمكتب والتأكد من سدادها وإتمامها دون انقطاع.
• استخراج وتحصيل كافة التصاريح والموافقات اللازمة من السلطات المحلية المعنية في مناطق التشغيل لتسهيل نقل البضائع، الشحنات، والمعدات من محافظة إلى أخرى داخل سوريا.
• إدارة وتنسيق جميع رحلات العمل والتحركات الميدانية لـ سامز وفقاً للقواعد واللوائح الداخلية.
• ضمان الاستخدام الأمثل لموارد المنظمة اللوجستية (بما في ذلك السائقين والآليات) وتأمين توفر السيارات عبر وضع خطط حركة وجدولة أسبوعية مناسبة، مع إجراء الفحوصات الدورية الفنية على المركبات للتأكد من سلامتها وجاهزيتها.
• ترتيب الخدمات اللوجستية الكاملة، وحجوزات السكن والاستقبال للزوار والضيوف الرسميين الذين يزورون مكتب دير الزور.

5. التقارير وثقافة العمل:

• إعداد وصياغة كافة التقارير اللوجستية والإدارية اللازمة للمواد المشتراة والموزعة (مثل تقارير التسليم، تقارير التوزيع الميداني، وتقارير الاستهلاك والفضلات).
• تقديم تقارير سلسلة التوريد والمشتريات الشهرية الشاملة إلى مدير المكتب في الوقت المحدد.
• تعزيز وترسيخ ثقافة مكتبية وبيئة عمل إيجابية، مهنية، قائمة على الاحترام المتبادل والتعاون الإيجابي.
• أداء وتنفيذ أي مهام أو مسؤوليات أخرى ذات صلة يطلبها أو يكلفه بها المشرف المباشر أو مدير الخط.

ملاحظات عامة

• سياسة التنوع: نؤمن بأهمية توظيف مجموعة متنوعة من الموظفين، ونشجع بشدة الأشخاص من ذوي الإعاقة على التقديم، وملتزمون بتوفير بيئة عمل شاملة ومتاحة للجميع.
• الرواتب: سيتم تحديد الراتب بما يتوافق مع سلم الرواتب المعتمد من قبل المنظمة.
• إغلاق الرابط: سيتم إغلاق رابط التقديم المخصص بمجرد الوصول إلى عدد كافٍ من الطلبات المستوفية للشروط.