منسق/ـة لوجستي

• موقع العمل: سوريا – مدينة الحسكة مع 50% سفر لمناطق العمل الأخرى
• مدة العقد: 12 شهر 
• جدول العمل: دوام كامل
• آخر موعد للتقديم: 03/01/2026

الغرض العام من الوظيفة :

المنسق اللوجستي هو عضو في فريق العمليات وسيقوم الى جانب مدير العمليات في الحصول على التقارير اللازمة لمشاركتها مع الشركاء والمانحين والتنسيق بين القسم اللوجستي والأقسام الأخرى في جميع مكاتب دان للإغاثة والتنمية في أنحاء سوريا، وتقديم الدعم للموظفين ومدراء المشاريع في الحسكة وباقي مناطق المشاريع عند الحاجة وبطلب من المدير المباشر. وسيعمل على دعم مكتب الحسكة والعمل على ترجمة لوائح وإجراءات المشتريات واللوجستيك الخاصة بمؤسسة دان للإغاثة والتنمية إلى لغة مبسطة ومفهومة لكل الموظفين باختلاف مناصبهم وخلفياتهم وضمان إدارة عمليات الشراء بشكل جيد بما يتماشى مع سياسات المشتريات الخاصة بمؤسسة دان للإغاثة والتنمية.

المهام والواجبات التقنية:

التخطيط:

• دعم مدير العمليات بالحصول على التقارير المطلوبة والتغذية الراجعة من الأقسام الأخرى لتطوير استراتيجيات المشتريات.
• يدعم مدير العمليات في تطوير و/أو اعتماد سياسات المنظمة وإجراءاتها وإرشاداتها التي تغطي المشتريات والخدمات اللوجستية وإدارة المخزون.
• دعم مدير العمليات في التأكد من أن سياسات المنظمة وإجراءاتها وإرشاداتها المتعلقة بالمشتريات والخدمات اللوجستية وإدارة المخزون معروفة لدى الموظفين والتأكد من تنفيذها واتباعها. وقد يشمل ذلك التوجيه والدعم اليومي لموظفي الميدان المعنيين، والتدريب الدوري وزيارات مواقع المشاريع، بناءً على طلبات مدير العمليات.

المشتريات:

• العمل بالتعاون مع مدير العمليات، واتباع تعليماته لمركزية أنشطة المشتريات (اختيار الموردين والتعاقد معهم)، أي الإشراف على اختيار وتعيين الموردين، وإجراء مسوحات السوق المحلية وإدارة عمليات المناقصات التنافسية.
• قيادة عمليات التحضير لاتفاقيات طويلة الأمد للمواد/الخدمات المتكررة والإعلان عنها وتسهيل عملية التقييم كميسر للعملية.
• مراجعة دقيقة  لكل العمليات الشرائية وفي جميع مراحلها والتحقق من امتثالها للسياسات الداخلية وسياسات الشركاء والمانحين قبل الدفع وقفل/حماية ملف المشتريات على السحابة بمجرد تقديمه إلى قسم المالية.
• التواصل واجراء زيارات ميدانية لمكاتب الموردين والشركات في مختلق المناطق والتحقق من حالتهم القانونية

اللوجستيك:

التنسيق مع مسؤول الأمن والسلامة وإعلامه بالموافقات المطلوبة بثلاث أيام على الأقل للحصول على موافقات جميع أنشطة المشتريات والخدمات اللوجستية على سبيل المثال لا الحصر (موافقة صالة لاجتماع أو تدريب تترأسه دان في الحسكة، موافقة إدخال أو إحراج مواد من أحد المخيمات، موافقة نقل محروقات أو مواد أخرى من منطقة لأخرى…. الخ).

إدارة المخزون:

• توحيد فئات المعدات والمواد الاستهلاكية في جميع المواقع، وإنتاج قوائم قياسية للأصول وعناصر المخزون.
• مراقبة مستويات المخزون الدنيا وإعادة الطلب، مع مراعاة أنماط الاستخدام ووقت الطلب.
• اتباع نظام تتبع المخزون الشهري، وذلك لضمان الإدارة السلسة لمستويات المخزون وتجنب حالات نفاد المخزون أو التخزين الزائد.
• تدريب الموظفين في جميع المواقع على ممارسات إدخال البيانات وإدارة المخزون المناسبة، بدعم من مدير العمليات.

الأرشفة:

• التأكد من اتباع الفريق اللوجستي لإجراء أرشفة العمليات الشرائية وكل الوثائق الأخرى عبر نسخة ورقية ونسخة إلكترونية بعد التسمية الصحيحة لها وتحميلها إلى السحابة والمجلد المناسب لها.
• الاحتفاظ بسجلات إدارية دقيقة تتعلق بجميع المشتريات والشحنات، بما يتماشى مع إجراءات المنظمة ولوائح الجهات المانحة، من أجل ضمان الشفافية والمساءلة.

الأصول:

• تحديث نظام إدارة الأصول بما يتوافق مع سياسات المنظمة ومتطلبات الجهات المانحة والإجراءات، وضمان التسجيل الدقيق ومراقبة وتحديث المخزونات للأصول والمعدات والمواد الاستهلاكية، مع إجراء عمليات تدقيق منتظمة، وحساب الأصول السنوية، والإبلاغ عن التناقضات إلى مدير العمليات.
• تنسيق عمليات نقل الأصول والتحقق منها من خلال التعاون مع مدراء المشاريع تحت إشراف مدير العمليات، وتسهيل النقل بين المكاتب/القواعد، والحصول على الموافقات الحكومية على التحركات، وإجراء عمليات التحقق من الأصول المادية مرتين سنويًا (في يونيو وديسمبر على الأقل).

بناء القدرات:

• التأكد من أن المسؤول اللوجستي ومرؤوسيه المباشرين لديهم المعرفة الكافية لإجراءات دان عبر القيام بتدريبات على عمليات الشراء ومكافحة الاحتيال والأعلام الحمراء وغيرها من التدريبات التي تعنى بتطويرهم.
• إجراء تقييمات للفريق بشكل دوري لمعرفة نقاط القوة والضعف وتحديد الحاجة من التدريبات أو الأدوات او المهارات المطلوبة لتطوير الفريق.
• دعم الفريق للمحافظة على ترتيب مكاتب اللوجستيك ضمن كافة مكاتب دان وإعطاء نظرة عن تنظيم الفريق اللوجستي.

التقارير:

• متابعة متتبع المشتريات والعمل على تحديثه بشكل اسبوعي ومشاركته مع رؤساء الأقسام ومدراء المشاريع وتولي مهمة إنشاء أوامر الشراء والعقود قبل مشاركتها مع مدير العمليات للمراجعة.
• تقديم تقرير اسبوعي لمدير العمليات يشمل العمليات المنفذة، العمليات الجارية والعمليات المتوقعة بناء على خطط المشتريات المتفق عليها سابقاً، والتحديات والحلول المقترحة لتحسينات القسم.

المؤهلات والمهارات المطلوبة:

• شهادة جامعية في مجال الاقتصاد، إدارة الاعمال، أو مجالات ذات صلة.
• معرفة جيدة جداً بالحاسب الآلي (برامج أوفيس: Word، Excel، Power Point)
• خبرة سابقة مع المنظمات الدولية او المحلية لا تقل عن 5 سنوات في مناصب مماثلة.
• إجادة اللغة الإنكليزية (طلاقة).
• مستوى عالي من التحفيز الذاتي والقدرة على التطور والتعلم.