أمين مستودع طبي

مكان العمل

محافظة دير الزور – ضمن المستودعات الطبية للمنظمة (مع إمكانية التنقل بين المستودعات حسب الحاجة)

التقارير إلى (منصب المدير المباشر)

مسؤول المستودعات / مدير اللوجستيات (Logistics Manager / Warehouse Officer)

الهدف من الوظيفة

إدارة المستودع الطبي بكفاءة عالية وضمان سلامة المخزون من الأدوية والمستلزمات الطبية من خلال تطبيق إجراءات الاستلام والتخزين والصرف وفق المعايير الطبية واللوجستية المعتمدة لدى المنظمة والجهات المانحة (WHO, MoH, الجهات المانحة الأخرى)، مع المحافظة على سلسلة التبريد ومتابعة تواريخ الصلاحية وتطبيق مبدأ FEFO، بما يضمن جاهزية المخزون لتلبية احتياجات الأنشطة الطبية والميدانية في الوقت المناسب.

المهام والمسؤوليات

• استلام الأدوية والمستلزمات الطبية الواردة للمستودع، والتأكد من مطابقتها للوثائق المرفقة (الفواتير وبوالص الشحن وقوائم التعبئة) من حيث الأصناف والكميات وتواريخ الصلاحية وأرقام التشغيلة (Batch Numbers) وحالة التغليف.
• تخزين المواد الطبية وفق المتطلبات الفنية لكل صنف (درجة الحرارة، الرطوبة، التهوية، الإضاءة)، وفصل الأدوية المبردة والمجمدة، ومتابعة سلسلة التبريد (Cold Chain) عبر مراقبة درجات الحرارة وتسجيلها يومياً.
• تطبيق مبدأ “الأقرب انتهاءً يصرف أولاً” (FEFO) في عمليات الصرف، ومتابعة تواريخ الصلاحية بشكل دوري، وعزل الأصناف القريبة من الانتهاء أو المنتهية وإبلاغ الإدارة لاتخاذ الإجراء المناسب.
• مسك السجلات والبطاقات المخزنية (Stock Cards / Bin Cards) وتحديثها فور كل عملية إدخال أو إخراج، وتوثيق كل الحركات على نظام إدارة المخزون المعتمد لدى المنظمة.
• إجراء الجرد الدوري (يومي وأسبوعي وشهري) وفق الخطة المعتمدة، ومطابقة الكميات الفعلية مع السجلات، وإعداد تقارير الفروقات وتفسيرها.
• صرف الأدوية والمستلزمات للنقاط الطبية والكوادر الميدانية بناءً على طلبات صرف موقعة ومعتمدة، وإعداد سندات الإخراج (Waybills) ومتابعة استلامها وتوثيقها بالأرشيف.
• ضمان النظافة العامة للمستودع وحسن ترتيب الأصناف، وتطبيق إجراءات السلامة والأمن (وسائل الإطفاء، تخزين المواد الخطرة، التحكم بالدخول، إجراءات الطوارئ).
• إعداد التقارير الدورية (يومية وأسبوعية وشهرية) عن وضع المخزون ومعدلات الاستهلاك وأي مشاكل تشغيلية، والتنسيق المستمر مع أقسام اللوجستيات والصيدلة والقسم الطبي والمشتريات.

متطلبات الوظيفة

• شهادة معهد متوسط أو إجازة جامعية في (الصيدلة، التمريض، إدارة الأعمال، اللوجستيات، أو ما يعادلها).
• خبرة عملية لا تقل عن سنتين في إدارة المستودعات، يفضّل أن تكون في المجال الطبي أو الإنساني.
• معرفة جيدة بإجراءات سلسلة الإمداد الطبية (Medical Supply Chain)، ومبادئ التخزين الطبي وسلسلة التبريد، ومبدأ FEFO/FIFO.
• إتقان استخدام الحاسوب وبرامج Microsoft Office (خاصة Excel)، والإلمام بأنظمة إدارة المخزون الإلكترونية.
• القدرة على العمل تحت الضغط، ومهارات تنظيمية قوية، ودقة عالية في التعامل مع الأرقام والوثائق والتقارير.
• مهارات تواصل جيدة باللغة العربية، والإلمام بأساسيات اللغة الإنكليزية (قراءة وكتابة المراسلات اللوجستية والوثائق الطبية).

متطلبات إضافية

• الالتزام بالساعات الرسمية للعمل والاستعداد للعمل خارج الدوام عند الضرورة (استلام شحنات طارئة، حالات طوارئ صحية، توزيعات استثنائية).
• الاستعداد للتنقل بين المستودعات الطبية للمنظمة في مختلف المواقع عند الحاجة.
• الالتزام بقيم وسياسات المنظمة وأخلاقيات العمل الإنساني والحياد، واحترام مبادئ الشفافية والنزاهة.
• الالتزام بسياسات الحماية من الاستغلال والانتهاك الجنسي (PSEA).
• الالتزام بسياسات حماية البيانات وسرية المعلومات.