مساعد إداري

الهدف من الوظيفة:يدعم المساعد الإداري الوظائف الإدارية والتشغيلية اليومية لمكتب حلب، ويساهم في حسن سير العمل من خلال تنسيق الاحتياجات اليومية، ودعم أنشطة المشتريات واللوجستيات، والمساعدة في متابعة المستودعات والأسطول، وتقديم الدعم الإداري العام بما يتماشى مع سياسات وإجراءات المنظمة.

المهام والأهداف والكفاءات:

الدعم الإداري ودعم المكتب:

• متابعة الاحتياجات التشغيلية اليومية لمكتب حلب بالتنسيق مع مدير المكتب.
• تقديم الدعم الإداري العام، بما في ذلك الأرشفة، والتوثيق، وحفظ السجلات، والمراسلات.
• دعم مدير المكتب ومسؤول الإدارة في تنفيذ المهام الإدارية الموكلة عند الحاجة.

دعم المشتريات واللوجستيات:

• تنفيذ عمليات الشراء المباشر بالتنسيق مع مدير المشتريات ووفق سياسات وإجراءات المشتريات المعتمدة.
• متابعة طلبات الشراء، وجداول التسليم، والوثائق ذات الصلة.

دعم المستودعات والأصول:

• استلام المواد وفحصها وتخزينها في مستودع المكتب وفق الإجراءات المعتمدة.
• حفظ سجلات أساسية لحركة المواد الواردة والصادرة من المستودع.

الأسطول وتشغيل المكتب:

• متابعة حركة واستخدام المركبات الخاصة بمكتب حلب، وضمان تعبئة سجلات المركبات بشكل صحيح.
• تنفيذ أعمال صيانة بسيطة داخل المكتب لا تتطلب مختصين، والإبلاغ عن الأعطال أو المشكلات الكبرى عند اكتشافها.

الأهداف:

• ضمان سير العمليات اليومية لمكتب حلب بسلاسة.
• دعم عمليات الشراء في الوقت المناسب والتخزين السليم لمستلزمات المكتب والبرامج.
• المساهمة في الحفاظ على سجلات دقيقة للأصول، والمستودعات، والمركبات.
• الإسهام في توفير بيئة مكتبية آمنة، ومنظمة، وفعّالة.

الكفاءات:

الكفاءات الأساسية:

• المساءلة والنزاهة.
• العمل ضمن الفريق والتعاون.
• التواصل الفعّال.
• التنظيم وإدارة الوقت.
• الدقة والانتباه للتفاصيل.

الكفاءات السلوكية:

• القدرة على أداء مهام متعددة وتحديد الأولويات.
• المرونة والاستعداد لدعم مختلف وظائف المكتب.
• مهارات حل المشكلات وروح المبادرة.

مسؤوليات إضافية:

المهام المذكورة أعلاه إرشادية، وقد يتم تكليف الموظف بمسؤوليات أخرى مستقبلًا بناءً على احتياجات القسم وبطلب من رئيس القسم.

المتطلبات الأساسية:

• شهادة دبلوم أو بكالوريوس في الإدارة، أو إدارة الأعمال، أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن سنة واحدة في مجال الدعم الإداري.
• فهم أساسي لعمليات المشتريات والمستودعات.
• مهارات تنظيم وتواصل جيدة.
• إتقان اللغة العربية، وتعد اللغة الإنجليزية الأساسية ميزة إضافية.

المتطلبات المفضلة:

• خبرة في العمل مع المنظمات غير الحكومية أو الإنسانية.
• الإلمام بأنظمة تخطيط الموارد المؤسسية (ERP) أو أنظمة الإدارة الإدارية.
• معرفة أساسية بإدارة الأسطول أو الأصول.
• خبرة سابقة في العمل بمحافظة حلب أو في بيئات ميدانية مشابهة.

الكفاءات التقنية:

• إتقان استخدام برامج Microsoft Office (Word، Excel، Outlook).
• مهارات أساسية في إدخال البيانات والأرشفة.
• فهم لوثائق الجرد وإدارة المستودعات.
• القدرة على تتبع استخدام المركبات والحفاظ على سجلاتها.
• الإلمام بسياسات وإجراءات المنظمة.