مساعد إداري

٤. الغرض من الوظيفة

يتولى المساعد الإداري دعم المهام الإدارية والتشغيلية اليومية لمكتب اللاذقية. وتساهم هذه الوظيفة في ضمان سير العمل في المكتب بكفاءة من خلال تنسيق الاحتياجات اليومية، ودعم أنشطة المشتريات والخدمات اللوجستية، والمساعدة في مراقبة المستودعات وأسطول المركبات، وتقديم الدعم الإداري العام بما يتماشى مع سياسات وإجراءات المؤسسة.

٥. المهام والأهداف والكفاءات

الدعم الإداري والمكتبي:
متابعة الاحتياجات التشغيلية اليومية لمكتب اللاذقية بالتنسيق مع مدير المكتب.
تقديم الدعم الإداري العام، بما في ذلك الأرشفة والتوثيق وحفظ السجلات والمراسلات.
دعم المشتريات والخدمات اللوجستية:
إجراء عمليات الشراء المباشر بالتنسيق مع مدير المشتريات ووفقاً لسياسات وإجراءات الشراء.
متابعة طلبات الشراء، وجداول مواعيد التسليم، والوثائق ذات الصلة.
دعم المستودع والأصول:
استلام المواد وفحصها وتخزينها في مستودع المكتب وفقاً للإجراءات المؤسسية.
الاحتفاظ بسجلات المستودع الأساسية الخاصة بالمواد الواردة والصادرة.
عمليات الأسطول والمكتب:
مراقبة حركة المركبات واستخدامها الخاصة بمكتب اللاذقية ، وضمان حفظ سجلات حركة المركبات (دفاتر السجلات) بشكل صحيح.
الأهداف:
ضمان سير العمليات اليومية لمكتب اللاذقية بسلاسة.
دعم عمليات الشراء في الوقت المناسب والتخزين السليم لمستلزمات المكتب والبرامج.
المساعدة في الاحتفاظ بسجلات دقيقة للأصول ومواد المستودع والمركبات.
الكفاءات:
الكفاءات الأساسية:
المساءلة والنزاهة
العمل الجماعي والتعاون
التواصل الفعال
التنظيم وإدارة الوقت
الاهتمام بالتفاصيل
الكفاءات السلوكية
القدرة على أداء مهام متعددة وتحديد أولويات العمل
المرونة والاستعداد لدعم مختلف وظائف المكتب
حل المشكلات والتحلي بموقف استباقي

٦. مسؤوليات إضافية

تُعد المهام والواجبات الرئيسية المذكورة أعلاه أمثلة توضيحية وليست شاملة. ويمكن تكليف الموظف بمسؤوليات معقولة أخرى من قبل رئيس القسم أو المدير المباشر وفقاً للاحتياجات التشغيلية، شريطة أن تظل متسقة مع دور الموظف ودرجته وسياسات المنظمة.

٧. المؤهلات والكفاءات٧.١ المتطلبات الأساسية

شهادة دبلوم أو بكالوريوس في الإدارة، أو إدارة الأعمال، أو مجال ذي صلة
خبرة لا تقل عن سنتين في دور يتعلق بالدعم الإداري
فهم أساسي لعمليات المشتريات والمستودعات
مهارات تنظيمية وتواصلية جيدة
إجادة اللغة العربية؛ وتُعد معرفة اللغة الإنجليزية (بمستوى أساسي) ميزة إضافية

٧.٢ المتطلبات المرغوبة

خبرة في العمل مع المنظمات غير الحكومية أو المنظمات الإنسانية
إلمام بأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو أنظمة الإدارة الإدارية
معرفة أساسية بالمشتريات و إدارة الأصول
خبرة سابقة في العمل في اللاذقية أو بيئات ميدانية مشابهة

٧.٣ الكفاءات الفنية

إتقان استخدام برامج حزمة Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
مهارات أساسية في إدخال البيانات وحفظ السجلات (الأرشفة)
الإلمام بسياسات وإجراءات المؤسسة

٨. الشروط والأحكام العامة

الصون: يجب حماية الأشخاص ذوي الإعاقة، والأطفال، والبالغين المعرضين للخطر من الإساءة أو الاستغلال أو الإهمال أو الإصابة أو أي ضرر آخر. تطبق للبلد سند إجراءات الفحص المناسبة، والتحقق من الخلفيات والمراجع، والتدريب الإلزامي على الصون، والامتثال للسياسات والقوانين المعمول بها.

التنوع والإدماج وتكافؤ الفرص: توفر للبلد سند فرصاً متساوية دون تمييز على أساس العرق أو الدين أو النوع الاجتماعي أو الإعاقة أو العمر أو الجنسية أو الخلفية أو الثقافة أو أي وضع آخر محمي. وسيتم توفير الترتيبات التيسيرية المعقولة للأشخاص ذوي الإعاقة عند الحاجة وبما يكون ممكناً.

التحقق من المعلومات: يجوز للبلد سند التحقق من مؤهلات المتقدمين، وتاريخهم الوظيفي، ومراجعهم، ووثائق هويتهم. وقد يؤدي تقديم معلومات خاطئة أو مضللة إلى الاستبعاد أو إنهاء الخدمة.

السلطة التقديرية للمنظمة: يجوز للبلد سند إعادة الإعلان عن الشاغر، أو تعليقه، أو إلغاؤه، أو تعديل الدرجة، أو مدة العقد، أو مقر العمل، أو خط الإشراف، أو الوصف الوظيفي بناءً على احتياجات المنظمة.

الجدول الزمني للتوظيف: قد تتم مراجعة الطلبات على أساس مستمر، وقد يُغلق الشاغر قبل الموعد النهائي المعلن عند تحديد مرشح مناسب.

السرية وحماية البيانات: سيتم التعامل مع معلومات المتقدمين بسرية، واستخدامها فقط لأغراض التوظيف والاستخدامات المشروعة المتعلقة بالعمل.

عدم فرض رسوم توظيف: لا تفرض للبلد سند أي رسوم في أي مرحلة من مراحل التوظيف. ويجب الإبلاغ فوراً عن أي طلب للدفع أو الحصول على منفعة غير مشروعة.

هل أنت مهتم في هذه الفرصة؟

تقديم على هذا المنصب