مساعد إداري

رقم الوظيفة: Admin/01
العمل في: سلمية

ملخص الوظيفة يتولى المساعد الإداري تنفيذ المهام الإدارية وفق سياسات وإجراءات المؤسسة، ومتابعة الشؤون المالية واللوجستية الخاصة بالمشروع/القسم. ويعمل تحت إشراف مباشر من منسق المشروع، وبشكل غير مباشر مع قائد فريق العمليات – الإدارة.

المهام والمسؤوليات

• إعداد وإرسال الخطة الأسبوعية (الأجندة) وحجوزات السيارات الخاصة بالمشروع
• متابعة الحضور والإجازات وكشوفات الدوام للموظفين وإرسالها إلى وحدة الإدارة شهرياً
• تنظيم الاجتماعات وورش العمل والتدريبات: تحديد المواعيد، حجز القاعات الداخلية والخارجية، ترتيب وسائل النقل، وضمان توفير الاحتياجات اللوجستية (حراس بدلاء، ضيافة، قرطاسية)
• إعداد وتحديث قاعدة بيانات المعلومات الشخصية لجميع موظفي المشروع والمتدربين والمتطوعين ومقدمي الخدمات عند الحاجة
• تحديث ومتابعة شجرة الاتصال الخاصة بموظفي المشروع ضمن نظام المؤسسة
• ترتيب السفر للموظفين بما يشمل حجوزات الفنادق والنقل والتأكد من مطابقة الأكواد والمنح
• التنسيق والمتابعة مع وحدة اللوجستيات بخصوص احتياجات المكتب من اللوازم والصيانة
• المساعدة في إدارة الصندوق النثري للمشروع واستلام الأموال من قسم المالية
• إعداد البيانات المالية الخاصة بالورش والاجتماعات والتدريبات ومطابقتها
• دفع المستحقات لأصحاب العلاقة من متطوعين، حراس بدلاء، ومقدمي الخدمات
• تدقيق وتنظيم وأرشفة الفواتير
• متابعة عقود المدربين والمتدربين والميسرين ومقدمي الخدمات الخاصة بالمشروع
• تنظيم نظام أرشفة خاص بالوثائق المتعلقة بالمشروع
  
  

المؤهلات والمتطلبات

• شهادة جامعية في إدارة الأعمال، الاقتصاد، اللغة الإنجليزية، أو أي مجال ذي صلة
• خبرة لا تقل عن سنة واحدة في المجال الإداري
• مهارات محاسبية وتنظيمية جيدة
• إدارة ممتازة للوقت
• القدرة على العمل بروح الفريق وتحمل المسؤولية والموثوقية
• إتقان اللغة الإنجليزية ومهارات الحاسوب
  
  

طريقة التقديم على الراغبين بالتقدم إرسال بريد إلكتروني للتعبير عن رغبتهم بالتقديم عبر  ملء نموذج طلب
https://www.mediafire.com/file/y7mde6rvq04dqsv/AKF_Job_Application.pdf/file?fbclid=IwY2xjawPtUc9leHRuA2FlbQIxMABicmlkETFrVHF4d2VIVWVZZU9QSkM0c3J0YwZhcHBfaWQQMjIyMDM5MTc4ODIwMDg5MgABHi37vfjVa_dg1hIqybcrR52vnDUcESYEIpgENb-Pez-8EiiguOmwOHi44Mt-_aem_oSGpiIlIJW1BPmiQMshFaA
وإرساله إلى بريد المؤسسة

يرجى كتابة اسم المسمى الوظيفي في عنوان البريد الإلكتروني.سيتم الاتصال فقط بالمرشحين الذين يحققون أفضل المعايير المذكورة