مساعد إداري
رقم الوظيفة: Admin/01
العمل في: سلمية
ملخص الوظيفة يتولى المساعد الإداري تنفيذ المهام الإدارية وفق سياسات وإجراءات المؤسسة، ومتابعة الشؤون المالية واللوجستية الخاصة بالمشروع/القسم. ويعمل تحت إشراف مباشر من منسق المشروع، وبشكل غير مباشر مع قائد فريق العمليات – الإدارة.
المهام والمسؤوليات
- إعداد وإرسال الخطة الأسبوعية (الأجندة) وحجوزات السيارات الخاصة بالمشروع
- متابعة الحضور والإجازات وكشوفات الدوام للموظفين وإرسالها إلى وحدة الإدارة شهرياً
- تنظيم الاجتماعات وورش العمل والتدريبات: تحديد المواعيد، حجز القاعات الداخلية والخارجية، ترتيب وسائل النقل، وضمان توفير الاحتياجات اللوجستية (حراس بدلاء، ضيافة، قرطاسية)
- إعداد وتحديث قاعدة بيانات المعلومات الشخصية لجميع موظفي المشروع والمتدربين والمتطوعين ومقدمي الخدمات عند الحاجة
- تحديث ومتابعة شجرة الاتصال الخاصة بموظفي المشروع ضمن نظام المؤسسة
- ترتيب السفر للموظفين بما يشمل حجوزات الفنادق والنقل والتأكد من مطابقة الأكواد والمنح
- التنسيق والمتابعة مع وحدة اللوجستيات بخصوص احتياجات المكتب من اللوازم والصيانة
- المساعدة في إدارة الصندوق النثري للمشروع واستلام الأموال من قسم المالية
- إعداد البيانات المالية الخاصة بالورش والاجتماعات والتدريبات ومطابقتها
- دفع المستحقات لأصحاب العلاقة من متطوعين، حراس بدلاء، ومقدمي الخدمات
- تدقيق وتنظيم وأرشفة الفواتير
- متابعة عقود المدربين والمتدربين والميسرين ومقدمي الخدمات الخاصة بالمشروع
- تنظيم نظام أرشفة خاص بالوثائق المتعلقة بالمشروع
المؤهلات والمتطلبات
- شهادة جامعية في إدارة الأعمال، الاقتصاد، اللغة الإنجليزية، أو أي مجال ذي صلة
- خبرة لا تقل عن سنة واحدة في المجال الإداري
- مهارات محاسبية وتنظيمية جيدة
- إدارة ممتازة للوقت
- القدرة على العمل بروح الفريق وتحمل المسؤولية والموثوقية
- إتقان اللغة الإنجليزية ومهارات الحاسوب
طريقة التقديم على الراغبين بالتقدم إرسال بريد إلكتروني للتعبير عن رغبتهم بالتقديم عبر ملء نموذج طلب
https://www.mediafire.com/file/y7mde6rvq04dqsv/AKF_Job_Application.pdf/file?fbclid=IwY2xjawPtUc9leHRuA2FlbQIxMABicmlkETFrVHF4d2VIVWVZZU9QSkM0c3J0YwZhcHBfaWQQMjIyMDM5MTc4ODIwMDg5MgABHi37vfjVa_dg1hIqybcrR52vnDUcESYEIpgENb-Pez-8EiiguOmwOHi44Mt-_aem_oSGpiIlIJW1BPmiQMshFaA
وإرساله إلى بريد المؤسسة
يرجى كتابة اسم المسمى الوظيفي في عنوان البريد الإلكتروني.سيتم الاتصال فقط بالمرشحين الذين يحققون أفضل المعايير المذكورة
فرص العمل